--- title: Markenmachen.com · Prozess-Know-how --- [Skip to main content](https://markenmachen.com/prozess-know-how#main-content) [![Logo black@2x](https://markenmachen.com/hs-fs/hubfs/Logo%20black@2x.png?width=99&height=60&name=Logo%20black@2x.png) ![Logo black@2x](https://markenmachen.com/hs-fs/hubfs/Logo%20black@2x.png?width=100&height=60&name=Logo%20black@2x.png) ![Logo black@2x](https://markenmachen.com/hs-fs/hubfs/Logo%20black@2x.png?width=99&height=60&name=Logo%20black@2x.png) ![Logo black@2x](https://markenmachen.com/hs-fs/hubfs/Logo%20black@2x.png?width=99&height=60&name=Logo%20black@2x.png)](https://markenmachen.com?hsLang=de) - Show submenu for Produkte Produkte - [Positionierungs-Modelle](https://markenmachen.com/positionierungs-modelle) - [KI-Projekt-Portal](https://markenmachen.com/projekt-portal) - [Prozess-Know-how](https://markenmachen.com/prozess-know-how) - Show submenu for Lösungen Lösungen - [Nach Agenturtyp](https://markenmachen.com/nach-agenturtyp) - Nach Rolle - Beispielakte - [Prozess](https://markenmachen.com/prozess) - [Partnerschaft](https://markenmachen.com/partnerschaft) Open main navigation Close main navigation - Show submenu for Produkte Produkte - Produkte - [Positionierungs-Modelle](https://markenmachen.com/positionierungs-modelle) - [KI-Projekt-Portal](https://markenmachen.com/projekt-portal) - [Prozess-Know-how](https://markenmachen.com/prozess-know-how) - Show submenu for Lösungen Lösungen - Lösungen - [Nach Agenturtyp](https://markenmachen.com/nach-agenturtyp) - Nach Rolle - Beispielakte - [Prozess](https://markenmachen.com/prozess) - [Partnerschaft](https://markenmachen.com/partnerschaft) - Partnergespräch vereinbaren Partnergespräch vereinbaren #### Prozess-Know-how # Strategieprodukte automatisiert herstellen. Auf Knopfdruck.   Wir konfigurieren für Ihre Agentur fertige **Produktionssysteme**, die aus Strategiewissen **auslieferfertige Dokumente und Inhalte** herstellen. Ihre Strategiedokumente entstehen in Serie für eine standardisierte Auftrags-Pipeline: Agenturen  technologisieren so ihre Beratung bei **hohem Automatisierungsgrad** und einem günstigen Verhältnis von Arbeitszeit zu Honorarumsatz. # Strategie # geht in Serie. ### Wir bauen Ihre individuelle Template-Engine mit der das Strategiewissen Ihrer Mandanten in wenigen Stunden zu fertigen Produkten konvertiert wird: Agenturgeschäft auf Knopfdruck. Partnergespräch vereinbaren ![quelle-orange](https://markenmachen.com/hubfs/Website%20Konfiguration/Icons/quelle-orange.svg) ## 1. Die Quelle Das Positionierungs-Modell von Ihrem Mandanten enthält von großer Menge individuellen Strategiedaten. Diese Daten lassen sich in neue Ausgaben überführen. ![filecheck-orange](https://markenmachen.com/hubfs/Website%20Konfiguration/Icons/filecheck-orange.svg) ## 2. Die Ausgabe Aus diese Quelldaten können fertige Strategieprodukte hergestellt werden, die bsw. die Strategie anwendbar machen oder ihre Implementierung strukturieren. Welche Komponenten hergestellt werden, wird für die Agentur individuell konfiguriert, damit es entlang der vorliegenden Expertise oder Spezialisierung passt.  ![engine-orange-1](https://markenmachen.com/hubfs/Website%20Konfiguration/Icons/engine-orange-1.svg) ## 3. Die Template-Engine Die individuelle Template-Engine funktioniert wie eine standardisierte Fertigungsstraße. Sie lösen für Ihre Mandanten die Herstellung von Dokumenten und Content aus und nach wenigen Stunden liegen alle Komponenten zur Verwertung vor. Hergestellt auf der Grundlage des jeweiligen Datenmodells ihres Mandanten. 40 bis 90 Dokumente für einen vollständigen Impementierungsprozess sind keine Seltenheit. ![hebel-orange-2](https://markenmachen.com/hubfs/hebel-orange-2.svg) ## 4. Der Hebel Ihr eigenes Strategieprodukt entsteht automatisiert in wenigen Stunden und fertig für den Einsatz, samt der Dokumente, die Ablauf und Mandanten steuern. Der Aufwand pro Mandant sinkt, und die Kapazität Ihres Teams fließt in Implementierung, Mandantenbetreuung und Folgegeschäft. # Großes Volumen an Strategiedaten # Hoher Automatisierungsgrad ### Höchste Prozessqualität ### Aus den Quelldaten entstehen in der eigenen Template-Engine fertige Strategieprodukte: Strategiedokumente, Prozessdokumente, Contents und Kommunikationsinhalte. Fertig abgestimmt auf die Implementierungsarbeit Ihrer Agentur. ![Beispiel-Setting kompakt – Hochformat@2x](https://markenmachen.com/hs-fs/hubfs/Beispiel-Setting%20kompakt%20%E2%80%93%20Hochformat@2x.png?height=2000&name=Beispiel-Setting%20kompakt%20%E2%80%93%20Hochformat@2x.png) ### Case Study 01 ##### Agentur-Typ ## Strategie- und Markenberatung   Agenturauftrag: Auf der Grundlage von Mandant, Agenturjob und Ausgabe schreiben Sie Ihren eigenen Prompt, ganz in Ihrer Struktur und Ihrer Agentursprache. Sie verfeinern das Ergebnis im Dialog, bis es passt. | **Erzeugte Dokumente (27)** | | --- | | Strategiedokumente (9) | | Prozessdokumente (7) | | Kommunikation (4) | | Stakeholder-Briefings (3) | | Checklisten, Agenden, Merklisten (4) |   Case Study ansehen [Downloaden](https://media.markenmachen.com/files/Markenmachen_Setting-kompakt.pdf) ![Beispiel-Setting groß – Hochformat@2x](https://markenmachen.com/hs-fs/hubfs/Beispiel-Setting%20gro%C3%9F%20%E2%80%93%20Hochformat@2x.png?height=2000&name=Beispiel-Setting%20gro%C3%9F%20%E2%80%93%20Hochformat@2x.png) ### Case Study 02 ##### Agentur-Typ ## Marketing- und Digitalagentur   Agenturauftrag: Der Mandant tritt in einem neuen Segment (Betreiber mittelgroßer Distributionszentren) mit einer einheitlichen Marktansprache auf, und die Produktlaunch-Kampagne startet in Woche 10. | **Erzeugte Dokumente (92)** | | --- | | Strategiedokumente (17) | | Prozessdokumente (20) | | Kommunikation (20) | | Stakeholder-Briefings (18) | | Checklisten, Agenden, Merklisten (17) |   Case Study ansehen [Downloaden](https://media.markenmachen.com/files/Markenmachen_Setting-gross.pdf) ## Markenmachen berechnet Positionierungs-Modelle aus Marktdaten und Markenarchitekturen. ## Das Positionierungs-Modell ist eine umfangreiche, ausformulierte Strategie die ausführlich beschreibt, wie ein Unternehmen vom Markt erwartet wird. ## Über eine eigene Template-Engine lassen sich Modelldaten der Mandanten ohne manuellen Aufwand in fertige Strategiedokumente konvertieren.   # Agenturgeschäft in kürzester Zeit konfiguriert ## Kombinieren Sie Strategieentwicklung mit Technologie Vereinbaren Sie einen Termin für eine persönliche Demo. Zugeschnitten auf Ihr Team, Ihren Prozess und Ihre Anwendungsfälle. Produktdemo sehen ![CTA-Footer-01](https://markenmachen.com/hs-fs/hubfs/Images/CTA-Footer-01.jpg?width=1200&height=1600&name=CTA-Footer-01.jpg) × # Case Study: Einführung des neuen Positionierungs-Modells Eine Strategie- und Markenberatung führt das Positionierungsmodell eines mittelständischen Dienstleisters in sechs Wochen ein: vier Phasen, drei Freigaben, 27 Dokumente. ## Auftrag und Lösung Der Mandant beauftragt die Beratung, das Positionierungsmodell als Grundlage seiner Marktansprache festzulegen und in sechs Wochen in Geschäftsführung, Vertrieb, Service, Personal und Kommunikation einzuführen. Die Tabelle ordnet jedem Teil des Auftrags die Lösung im Setting zu und nennt das Ergebnis, das der Mandant dafür erhält.   | **Auftrag des Mandanten** | **Phase** | **Umgesetzt mit** | | --- | --- | --- | | Auftrag des Mandanten | | Lösung im Setting | | Ergebnis für den Mandanten | | --- | --- | --- | --- | --- | | **Die Positionierung entscheiden** Phase 2 | → | **S01** Management Summary**S03** SWOT**S06** Zielgruppenprofil**S12** Zielbild und Zielsystem**S13** Strategische Optionen**S16** Strategiepräsentation◆ Gate 1 · Ende Woche 3 | → | Gewählte strategische Option, Zielsystem, Zielgruppenprofil | | **Die Positionierung in Worte fassen** Phase 3 | → | **S08** Brand Platform**S09** Positionierungs-Statement**S11** Messaging-Matrix◆ Gate 2 · Ende Woche 5 | → | Ein freigegebenes Fundament für alle Texte und Auftritte | | **Die Führungsebene gewinnen** Phase 1 und 3 | → | **B01** Briefing Geschäftsführung**B03** Briefing Abteilungsleitungen**K06** Ankündigung der Geschäftsführung | → | Geschäftsführung und Abteilungsleitungen vertreten dieselbe Richtung | | **Alle Mitarbeitenden mitnehmen** Phase 3 und 4 | → | **C05** Abteilungsworkshops**C10** Merkliste SprachregelungKurzschulung · 60 Minuten · Woche 6 | → | Jede Abteilung kennt Positionierung und eigene Rolle; die Sprachregelung liegt vor | | **Das Projekt führen** Phase 1 bis 4 | → | **P01** Briefing**P03** Charter**P05** Kick-off**P07** Roadmap**B02** Briefing Hauptansprechpartner**K02** Einladung Kick-off**C02** Checkliste Kick-off**P12** Statusreport**K10** Status-Update**P18** Freigabeprotokoll | → | Termine und Freigaben stehen fest, der Stand ist jede Woche sichtbar | | **Das Ergebnis übergeben** Phase 4 | → | **P19** Übergabe- und Abnahmeprotokoll**K20** Abschlussmail mit Einladung zum Review**C17** Checkliste Übergabe◆ Gate 3 · Ende Woche 6 | → | Alle Dokumente liegen beim Mandanten, die Abnahme ist unterschrieben | Die Farbe eines Dokuments zeigt die Phase, in der es beginnt: Phase 1 Blau, Phase 2 Grün, Phase 3 Hellblau, Phase 4 Grau. Jedes Gate (◆) schließt eine Phase mit der Freigabe der Geschäftsführung ab. **Zielwerte des Beispielfalls (S12):** Nach Woche 6 haben alle Abteilungsleitungen und mindestens 90 Prozent der Mitarbeitenden mit Kundenkontakt Positionierungs-Statement und Sprachregelung erhalten. Im Gespräch mit Kunden sprechen Vertrieb und Service mit derselben Aussage. ## Beispielfall und Rollen Der Beispielfall ist nachempfunden: eine kleine Strategie- und Markenberatung begleitet ein mittelständisches Dienstleistungsunternehmen. | **Größe** | **Festlegung** | | --- | --- | | Beratung | Beratung Beispiel, Strategie- und Markenberatung mit 3 Personen | | Mandant | Falkner Industrieservice GmbH, Instandhaltung für Produktions- und Logistikanlagen, 60 Mitarbeitende, 14 davon im Servicedienst | | Ausgangslage | Das Marktansprachemodell des Mandanten liegt vor: Identitätsmodell, Publikumsmodell und Marketing-Ökosystem, marktseitig kalibriert, mit über 150 formulierten strategischen Themen. Geschäftsführung, Vertrieb, Service und Personal sprechen den Markt mit unterschiedlichen Aussagen an. | | Thema | Positionierungsmodell im Unternehmen einführen | | Ziel | Alle Bereiche sprechen mit derselben Aussage; die Geschäftsführung hat Positionierung, Zielsystem und Roadmap freigegeben. | | Laufzeit | Sechs Wochen, Woche 1 bis Woche 6 | | Ansprechpartner | Projektleitung der Beratung (Operator) und Leitung Marketing und Vertrieb des Mandanten |   ## Die 27 Dokumente Diese 27 Dokumente tragen das Projekt von der Ausgangslage bis zur Abnahme. S steht für Strategiedokument (9), P für Prozessdokument (7), K für Kommunikation (4), B für Stakeholder-Briefing (3), C für Checkliste, Agenda oder Merkliste (4). | **ID** | **Dokument** | **Pha.** | **Zweck** | **Einsatz im Projekt** | | --- | --- | --- | --- | --- | | S01 | Management Summary | 2 | Die Strategie auf einer Seite als Entscheidungsgrundlage | Strategielead, Fertigstellung in Phase 2 zusammen mit S03, S06, S12, S13 | | S03 | SWOT | 1–2 | Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken des Unternehmens im Markt | Entwurf in Woche 1 aus dem Positionierungsmodell, Fertigstellung in Woche 2 und 3 | | S06 | Zielgruppenprofil / Persona | 1–2 | Die wichtigsten Entscheider mit Zielen, Alltag und Entscheidungsweg | Entwurf in Woche 1, Fertigstellung in Woche 2 und 3 | | S08 | Brand Platform | 3 | Markenkern, Werte, Persönlichkeit und Leistungsversprechen | Workshop von 90 Minuten in Woche 4 mit Geschäftsführung, Leitung Marketing und Vertrieb sowie Leitung Service und Personal | | S09 | Positionierungs-Statement | 3 | Die Positionierung in einem Satz, den jede Person im Unternehmen wiedergeben kann | Gleicher Workshop wie S08, Kurzfassung in Claim-Länge für die Sprachregelung | | S11 | Messaging-Matrix | 3 | Kernbotschaften je Zielgruppe und Kanal mit Belegen und Wortliste | Strategielead und Marketing in Woche 4 | | S12 | Zielbild und Zielsystem | 2 | Das Ergebnis, auf das alle Maßnahmen einzahlen, mit Messgrößen | Fertigstellung in Phase 2, Quelle der Zielwerte des Beispielfalls | | S13 | Strategische Optionen | 2 | Zwei bis drei Wege zum Zielbild, bewertet, mit Empfehlung | Zwei Optionen mit Empfehlung für die Strategiepräsentation | | S16 | Präsentation der Strategie(Kunde) | 2 | Vorstellung der Strategie mit dem Ziel der Freigabe zu Gate 1 | 90 Minuten am Ende der Woche 3 mit Beschlussvorschlag | | P01 | Customer Project Briefing | 1 | Alle Informationen zum Mandanten für das Team | Projektleitung in Woche 1 | | P03 | Project Charter | 1 | Auftrag, Ziele, Zeitrahmen, Organisation und Budget auf zwei Seiten | Projektleitung in Woche 1, Unterschrift vor dem Übergang zu Phase 2 | | P05 | Kick-off Agenda und Protokoll | 1 | Strukturierter Projektstart und festgehaltene Beschlüsse | Kick-off von 60 Minuten, Protokoll innerhalb von 24 Stunden | | P07 | Project Roadmap | 1–4 | Zeitplan mit Phasen und Gates, wöchentlich fortgeschrieben | Aufgesetzt in Woche 1, laufend aktualisiert | | P12 | Statusreport | 2–4 | Eine Seite mit Ampel, Erledigtem, Anstehendem und Entscheidungsbedarf | Jeden Freitag, begleitet von K10 | | P18 | Freigabeprotokoll | 2–4 | Schriftlicher Nachweis, dass ein Ergebnis in einer Version freigegeben ist | An den Gates 1 und 2 sowie zur Abnahme, Freigabefrist drei Werktage | | P19 | Übergabe- und Abnahmeprotokoll | 4 | Offizieller Abschluss mit Übergabe aller Ergebnisse | Woche 6, Unterschrift schließt Gate 3 | | K02 | Einladung Kick-off | 1 | Termin, Agenda und Vorbereitung für die Teilnehmenden | Woche 1, zusammen mit Checkliste C02 | | K06 | Ankündigung der Geschäftsführung an alle Mitarbeitenden | 3 | Vorhaben, Ablauf und Rolle der Mitarbeitenden aus der Sicht der Geschäftsführung | Montag der Woche 4, von der Projektleitung vorbereitet | | K10 | Wöchentliches Status-Update | 2–4 | Begleitmail zum Statusreport | Jeden Freitag, gemeinsam mit dem Statusreport P12 | | K20 | Abschlussmail und Einladung zum Review | 4 | Dank, Übergabe und Termin für das Review | Nach der Abnahme, Review von 60 Minuten | | B01 | Briefing Geschäftsführung | 1 | Rolle, Entscheidungen und Termine der Geschäftsführung | 30 Minuten vor dem Kick-off | | B02 | Briefing Hauptansprechpartner | 1 | Aufgaben, Zeitbedarf und Arbeitsweise der Leitung Marketing und Vertrieb | 30 Minuten vor dem Kick-off | | B03 | Briefing Abteilungsleitungen | 3 | Rolle der Abteilungen, Aufgaben und Termine | 30 Minuten vor den Abteilungsworkshops | | C02 | Checkliste Kick-off | 1 | Vorbereitung, Ablauf und Nachbereitung des Kick-offs | Projektleitung, Woche 1 | | C05 | Agenda Abteilungsworkshop (60 Minuten) | 3 | Ablauf der Workshops mit den Abteilungen | Vertrieb, Service und Verwaltung, je 60 Minuten | | C10 | Merkliste Sprachregelung für Mitarbeitende | 4 | Eine Seite: Positionierung, Kernbotschaften, Begriffe, Umgang mit Fragen | Abstimmung durch Strategielead und Leitung Marketing und Vertrieb, Verteilung über Aushang und Intranet | | C17 | Checkliste Projektabschluss und Übergabe | 4 | Alle Schritte bis zur Abnahme | Dokumente, Zugänge und Ablage, Woche 6 |   ### Rollen und Hauptansprechpartner Alle Fäden laufen bei zwei Personen zusammen: der Projektleitung der Beratung (Operator im Projektportal) und der Leitung Marketing und Vertrieb des Mandanten. Beide benennen eine Vertretung und antworten innerhalb eines Werktags. | **Seite** | **Rolle** | **Aufgabe im Projekt** | **Entscheidet über** | | --- | --- | --- | --- | | Beratung | Beratungsinhaber (Strategielead) | Prüft Strategiedokumente, moderiert Workshops, hält die Präsentationen | Formulierung der Aussagen innerhalb des Positionierungsmodells | | Beratung | Projektleitung (Operator) | Steuerung im Projektportal, Statusreport, Termine | Ablauf und Priorisierung im Rahmen der Charter | | Mandant | Geschäftsführung (Auftraggeber) | Freigaben an den Gates, Ankündigung an alle Mitarbeitenden | Alle Freigaben der Gates | | Mandant | Leitung Marketing und Vertrieb (Hauptansprechpartner) | Tägliche Abstimmung, Materiallieferung, Fachfreigabe | Inhalte und Texte im Rahmen der Freigaben | | Mandant | Leitung Service und Personal | Mitnahme von Servicedienst und Verwaltung | Fachfreigabe Service- und Personaltexte |     ## Zeitplan Vier Phasen führen in sechs Wochen vom Projektstart zur Abnahme. Jedes Gate schließt eine Phase ab: Gate 1 Ende Woche 3, Gate 2 Ende Woche 5, Gate 3 Ende Woche 6. Phase 2 und Phase 3 überlappen in Woche 3, Phase 3 und Phase 4 in Woche 5. | Woche | W1 | W2 | W3 | W4 | W5 | W6 | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | Phase 1 | Start und Ausgangslage 10 Dokumente · Woche 1 | | | | | | | Phase 2 | | Positionierung entscheiden 9 Dokumente · Woche 2 bis 3 | | | | | | Phase 3 | | Fundament und Mitnahme 9 Dokumente · Woche 3 bis 5 | | | | | | Phase 4 | | Verankerung und Übergabe 7 Dokumente · Woche 5 bis 6 | | | | | | Gates (Freigaben) | | | ◆ Gate 1 Ende Woche 3 | | ◆ Gate 2 Ende Woche 5 | ◆ Gate 3 Ende Woche 6 | Die Farbe zeigt die Phase: Phase 1 Blau, Phase 2 Grün, Phase 3 Hellblau, Phase 4 Grau. Phase 2 und 3 überlappen in Woche 3, Phase 3 und 4 in Woche 5. Jedes Gate (◆) schließt eine Phase ab.   | Dokumentart | Phase 1 **Start und Ausgangslage** Woche 1 | Phase 2 **Positionierung entscheiden** Woche 2 bis 3 | Phase 3 **Fundament und Mitnahme** Woche 3 bis 5 | Phase 4 **Verankerung und Übergabe** Woche 5 bis 6 | | --- | --- | --- | --- | --- | | Strategie | S03S06 | S01S03S06S12S13S16 | S08S09S11 | | | Prozess | P01P03P05P07 | P12P18 | P12P18 | P12P18P19 | | Kommunikation | K02 | K10 | K06K10 | K10K20 | | Briefings | B01B02 | | B03 | | | Checklisten | C02 | | C05 | C10C17 | | Gates | | ◆ Gate 1 | ◆ Gate 2 | ◆ Gate 3 | Gefüllte Felder zeigen die Phase, in der ein Dokument beginnt (Phase 1 Blau, Phase 2 Grün, Phase 3 Hellblau, Phase 4 Grau). Weiße Felder mit Rahmen zeigen Dokumente, die in dieser Phase weiterlaufen oder fortgeschrieben werden. Die Project Roadmap (P07) und der Statusreport (P12) werden in jeder Phase fortgeschrieben.   | **Phase** | **Zeitraum** | **Ziel** | **Gate** | **Dokumente** | | --- | --- | --- | --- | --- | | 1 Start und Ausgangslage | Woche 1 | Alle Beteiligten kennen Auftrag, Rollen und Zeitplan; die Ausgangslage ist gesichtet | – | 10 | | 2 Positionierung entscheiden | Woche 2 und 3 | Die Geschäftsführung wählt eine strategische Option und gibt Zielsystem und Roadmap frei | Gate 1, Ende Woche 3 | 9 | | 3 Fundament und Mitnahme | Woche 3 bis 5 | Identität und Sprache stehen im Positionierungsmodell fest; Geschäftsführung, Abteilungsleitungen und Mitarbeitende kennen die Richtung | Gate 2, Ende Woche 5 | 9 | | 4 Verankerung und Übergabe | Woche 5 und 6 | Die Sprachregelung ist verteilt, das Projekt ist übergeben und abgenommen | Gate 3, Ende Woche 6 | 7 |   Die Dokumentenzahl je Phase zählt laufende Dokumente (P07, P12, P18, K10) in jeder Phase mit, in der sie eingesetzt werden.   ## Dokumentenregister Das Register zeigt, welche Dokumente in welcher Phase zum Einsatz kommen. | **Phase** | **Strategie (S)** | **Prozess (P)** | **Kom. (K)** | **Briefings (B)** | **Checklisten (C)** | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | 1 Start und Ausgangslage (W1) | S03, S06 als Entwürfe | P01, P03, P05, P07 | K02 | B01, B02 | C02 | | 2 Positionierung entscheiden (W2–W3) | S01, S03, S06, S12, S13, S16 | P12, P18 | K10 | – | – | | 3 Fundament und Mitnahme (W3–W5) | S08, S09, S11 | P12, P18 | K06, K10 | B03 | C05 | | 4 Verankerung und Übergabe (W5–W6) | – | P12, P18, P19 | K10, K20 | – | C10, C17 |   Laufende Dokumente: Project Roadmap (P07) und Statusreport (P12) werden in jeder Phase fortgeschrieben. ## Die vier Phasen ### Phase 1: Start und Ausgangslage **Zeitraum:** Woche 1. **Verantwortlich:** Projektleitung, Moderation des Kick-offs durch den Strategielead. **Ziel:** Alle Beteiligten kennen Auftrag, Rollen und Zeitplan; die Ausgangslage ist gesichtet. 1. **Positionierungsmodell sichten** (Strategielead, 3 Stunden): Identitätsmodell, Publikumsmodell und Marketing-Ökosystem lesen, Zielgruppenprofil (S06) und SWOT (S03) als Entwürfe anlegen. 2. **Briefings vorab** (je 30 Minuten): Geschäftsführung (B01) und Hauptansprechpartner (B02) erhalten ihr Briefing. 3. **Prozessdokumente aufsetzen** (Projektleitung, 2 Stunden): Customer Project Briefing (P01), Project Charter (P03), Project Roadmap (P07). 4. **Kick-off** (60 Minuten): Einladung K02, Checkliste C02, Agenda und Protokoll P05. 5. **Protokoll** innerhalb von 24 Stunden an alle Teilnehmenden. **Dokumente:** S03, S06, P01, P03, P05, P07, K02, B01, B02, C02. **Übergang zu Phase 2:** Die Charter ist unterschrieben, die Termine für Jour fixe und Strategiepräsentation stehen, die Entwürfe der Ausgangslage liegen vor. ### Phase 2: Positionierung entscheiden **Zeitraum:** Woche 2 und 3. **Verantwortlich:** Strategielead, Beratungsinhaber für das Gespräch mit der Geschäftsführung. **Ziel:** Die Geschäftsführung wählt eine strategische Option und gibt Zielsystem und Roadmap frei (Gate 1). 1. **Strategiedokumente fertigstellen** (Strategielead, 6 Stunden): Management Summary (S01), SWOT (S03), Zielgruppenprofil (S06), Zielbild und Zielsystem (S12), Strategische Optionen (S13). 2. **Strategiepräsentation** (S16, 90 Minuten, Ende Woche 3): Ausgangslage, Zielbild, zwei Optionen mit Empfehlung, Beschlussvorschlag. 3. **Entscheidung festhalten:** Freigabeprotokoll P18 mit gewählter Option, Zielwerten und Unterschrift der Geschäftsführung. 4. **Korrekturrunde:** Rückmeldungen innerhalb von drei Werktagen, höchstens zwei Runden. 5. **Statusreport** (P12) jeden Freitag mit der Begleitmail K10. **Dokumente:** S01, S03, S06, S12, S13, S16, P12, P18, K10. **Übergang zu Phase 3 (Gate 1):** Das Freigabeprotokoll ist unterschrieben, die Strategiedokumente liegen in Version 1.0 vor. ### Phase 3: Fundament und Mitnahme **Zeitraum:** Woche 3 bis 5. **Verantwortlich:** Strategielead, Kommunikation der Geschäftsführung durch die Projektleitung vorbereitet. **Ziel:** Identität und Sprache des Mandanten stehen im Positionierungsmodell fest; Geschäftsführung, Abteilungsleitungen und Mitarbeitende kennen die Richtung (Gate 2). 1. **Brand Platform und Positionierungs-Statement** (Workshop, 90 Minuten, Woche 4): Geschäftsführung, Leitung Marketing und Vertrieb sowie Leitung Service und Personal arbeiten S08 und S09 aus. 2. **Messaging-Matrix** (S11, Strategielead und Marketing, Woche 4): Kernbotschaften je Zielgruppe und Kanal. 3. **Ankündigung der Geschäftsführung** (K06, Montag der Woche 4) an alle Mitarbeitenden. 4. **Briefing der Abteilungsleitungen** (B03, 30 Minuten) und **Abteilungsworkshops** nach Agenda C05 (Vertrieb, Service, Verwaltung, je 60 Minuten). 5. **Freigabe:** Brand Platform, Positionierungs-Statement und Messaging-Matrix gehen in die Freigabe (P18, drei Werktage). 6. **Statusreport** jeden Freitag (P12, K10). **Dokumente:** S08, S09, S11, K06, K10, B03, C05, P12, P18. **Übergang zu Phase 4 (Gate 2):** Das Freigabeprotokoll Fundament ist unterschrieben, alle Abteilungsworkshops haben stattgefunden. ### Phase 4: Verankerung und Übergabe **Zeitraum:** Woche 5 und 6. **Verantwortlich:** Projektleitung, Strategielead für die Schulung. **Ziel:** Die Sprachregelung ist verteilt, das Projekt ist übergeben und abgenommen (Gate 3). 1. **Sprachregelung** (Merkliste C10): Strategielead und Leitung Marketing und Vertrieb stimmen sie ab; Verteilung über Aushang und Intranet. 2. **Kurzschulung** (60 Minuten, Woche 6) für alle Mitarbeitenden mit Kundenkontakt, Termine nach Absprache mit der Leitung Service und Personal. 3. **Übergabe:** Dokumente, Zugänge und Ablage laut Checkliste C17; Übergabe- und Abnahmeprotokoll (P19). 4. **Abschluss:** Abschlussmail K20 mit Einladung zum Review (60 Minuten). 5. **Statusreport** (P12, K10) bis zur Abnahme. **Dokumente:** P12, P18, P19, K10, K20, C10, C17. **Abschluss (Gate 3):** Das Übergabe- und Abnahmeprotokoll ist unterschrieben, das Review hat einen Termin, die Positionierung liegt als Datensatz im Portal und als Dokument beim Mandanten. ## Arbeitsrhythmus und Spielregeln Sechs Regeln halten das Projekt in sechs Wochen im Takt. | **Regel** | **Festlegung** | **Dokument** | | --- | --- | --- | | Erreichbarkeit | Projektleitung und Leitung Marketing und Vertrieb benennen eine Vertretung und antworten innerhalb eines Werktags | P01, P03 | | Abstimmung | Tägliche Abstimmung zwischen Projektleitung und Hauptansprechpartner | B02, P03 | | Statusreport | Jeden Freitag mit Ampel, Erledigtem, Anstehendem und Entscheidungsbedarf, begleitet von der Mail K10 | P12, K10 | | Protokoll | Kick-off-Protokoll innerhalb von 24 Stunden an alle Teilnehmenden | P05 | | Korrekturrunden | Rückmeldungen innerhalb von drei Werktagen, höchstens zwei Runden | P18 | | Freigaben | Schriftlich durch die Geschäftsführung an den drei Gates, Freigabefrist drei Werktage | P18, P19 |     ![Beispiel-Setting kompakt – Hochformat@2x](https://markenmachen.com/hs-fs/hubfs/Beispiel-Setting%20kompakt%20%E2%80%93%20Hochformat@2x.png?width=3150&height=5740&name=Beispiel-Setting%20kompakt%20%E2%80%93%20Hochformat@2x.png) *Der Beispielfall ist aus Anonymitätsgründen verfremdet.* × # Agentur-Job-Liste ###### Eine Marketing- und Digitalagentur führt für einen Hersteller von Förderanlagen eine einheitliche Marktansprache ein und startet in Woche 10 die Produktlaunch-Kampagne: acht Phasen, vier Gates, 92 Dokumente. ## Auftrag und Lösung Der Mandant erteilt der Agentur einen Auftrag mit einem klaren Ergebnis: Hartmann Fördertechnik tritt in einem neuen Segment (Betreiber mittelgroßer Distributionszentren) mit einer einheitlichen Marktansprache auf, und die Produktlaunch-Kampagne startet in Woche 10. Die Tabelle ordnet jedem Teil des Auftrags die Lösung im Setting zu und nennt das Ergebnis, das der Mandant dafür erhält. | Auftrag des Mandanten | | Lösung im Setting | | Ergebnis für den Mandanten | | --- | --- | --- | --- | --- | | **Eine einheitliche Aussage in Management, Marketing, Sales, HR und PR** Phase 4 | → | **S08** Brand Platform**S09** Positionierungs-Statement**S10** Value Proposition Canvas**S11** Messaging-Matrix**C10** Sprachregelung◆ Gate 2 · Ende Woche 6 | → | Freigegebenes Fundament, Sprachregelung für Mitarbeitende | | **Die Strategie entscheiden und freigeben** Phase 2 | → | **S01–S07 · S12–S17** Strategiedokumente**S16** Strategiepräsentation◆ Gate 1 · Ende Woche 2 | → | Gewählte strategische Option, Zielsystem, Roadmap und KPI-Framework | | **Alle Mitarbeitenden mitnehmen** Phase 3 | → | **K06** Ankündigung der Geschäftsführung**K08** Information Mitarbeitervertretung**C05** Abteilungsworkshops**B01–B14** Stakeholder-Briefings | → | Alle Bereiche kennen Zielbild und eigene Rolle; Rückmeldungen liegen im Risiko-Log | | **Externe Dienstleister einbinden** Phase 3 und 5 | → | **K09** Information externe Dienstleister**C12** Dienstleister-Onboarding**B15–B18** Briefings Dienstleister | → | Webentwicklung, Druckerei, Foto und Video sowie Texter liefern nach einheitlichen Vorgaben | | **Den Auftritt vereinheitlichen** Phase 4 | → | **Agenturjob** Brand-Guideline-Rollout und Markenschulung**C13** Rollout und Markenschulung | → | Angepasste Guideline; mindestens 90 Prozent der Mitarbeitenden mit Kundenkontakt sind geschult | | **Die Produktlaunch-Kampagne starten** Phase 5 und 6 | → | **Agenturjob** Produktlaunch-Kampagne**Agenturjob** LinkedIn-Ads-Kampagne**Agenturjob** Neueröffnung / Relaunch der Website**Agenturjob** Newsletter-Strategie**K14–K18** Kommunikation**C14** Go-live Website und Kanäle**C15** Kampagnenstart◆ Gate 3 · Ende Woche 9 | → | Kampagne live am Montag der Woche 10 | | **Das Projekt führen und den Erfolg messen** Phase 0 bis 7 | → | **P01–P20** Prozessdokumente**S15** KPI-FrameworkFührungsrhythmus◆ Gate 4 · Ende Woche 13 | → | Entscheidungen innerhalb der Fristen, Kennzahlen im KPI-Review in Woche 12 | Die Farbe eines Dokuments zeigt die Phase, in der es beginnt: Phase 0 bis 2 Blau, Phase 3 und 4 Grün, Phase 5 und 6 Hellblau, Phase 7 Grau. Weiße Kästen fassen Dokumentgruppen und Agenturjobs zusammen. Jedes Gate (◆) ist eine Freigabe der Geschäftsführung.   | **Auftrag des Mandanten** | **Umgesetzt mit** | **Ergebnis für den Mandanten** | | --- | --- | --- | | Eine einheitliche Aussage in Management, Marketing, Sales, HR und PR | Positionierungsmodell des Mandanten als gemeinsame Grundlage; Brand Platform (S08), Positionierungs-Statement (S09), Value Proposition Canvas (S10), Messaging-Matrix (S11) in Phase 4 | Freigegebenes Fundament (Gate 2), Sprachregelung für Mitarbeitende (C10) | | Die Strategie entscheiden und freigeben | Strategiedokumente S01–S07 und S12–S17, Strategiepräsentation (S16) mit Gate 1 am Ende der Woche 2 | Gewählte strategische Option, Zielsystem, Roadmap und KPI-Framework | | Alle Mitarbeitenden mitnehmen | Phase 3: Ankündigung der Geschäftsführung (K06), acht Abteilungsworkshops (C05), Stakeholder-Briefings B01–B14, Information der Mitarbeitervertretung (K08) | Alle Bereiche kennen Zielbild und eigene Rolle; Rückmeldungen liegen im Risiko-Log (P15) | | Externe Dienstleister einbinden | Information K09, Briefings B15–B18, Onboarding-Checkliste C12 | Webentwicklung, Druckerei, Foto und Video sowie Texter liefern nach einheitlichen Vorgaben | | Den Auftritt vereinheitlichen | Agenturjob Brand-Guideline-Rollout und Markenschulung, Checkliste C13 | Angepasste Guideline; mindestens 90 Prozent der Mitarbeitenden mit Kundenkontakt sind geschult | | Die Produktlaunch-Kampagne starten | Agenturjobs Produktlaunch-Kampagne, LinkedIn-Ads-Kampagne, Neueröffnung / Relaunch der Website und Newsletter-Strategie; Kommunikation K14–K18; Checklisten C14 und C15 | Kampagne live am Montag der Woche 10 (Gate 3) | | Das Projekt führen und den Erfolg messen | Prozessdokumente P01–P20, Führungsrhythmus, KPI-Framework (S15) | Entscheidungen innerhalb der Fristen, Kennzahlen im KPI-Review in Woche 12 |   **Zielwerte des Beispielfalls (S12):** Der Neukundenanteil am Umsatz steigt in drei Jahren von 18 auf 30 Prozent. Das Marketing erzeugt 60 qualifizierte Anfragen pro Quartal, die Kampagne 20 Anfragen in den ersten zwölf Wochen nach T0.   ## Die 92 Dokumente Diese 92 Dokumente tragen das Projekt von der Strategiefreigabe bis zum Kampagnenstart und zur Abnahme. S steht für Strategiedokument (17), P für Prozessdokument (20), K für Kommunikation (20), B für Stakeholder-Briefing (18), C für Checkliste, Agenda oder Merkliste (17). Die Phase nennt, in welchen Phasen das Dokument zum Einsatz kommt; die Phasen entsprechen dem Dokumentenregister.   ### Strategiedokumente (S01–S17) | **ID** | **Dokument** | **Phase** | **Zweck** | **Einsatz im Projekt** | | --- | --- | --- | --- | --- | | S01 | Management Summary | Phase 0 und 2 | Die gesamte Strategie auf einer Seite, als Entscheidungsgrundlage für die Freigabe. | Phase 0: Strategiedokumente prüfen; Phase 2: Vorab-Lektüre versenden | | S02 | Business Context Scenario | Phase 0 und 2 | Gemeinsames Bild vom Unternehmen, seinem Markt und seinen Treibern. | Phase 0: Strategiedokumente prüfen; Phase 2: Vorab-Lektüre versenden; Phase 2: Strategiepräsentation | | S03 | SWOT | Phase 0 und 2 | Stärken und Schwächen des Unternehmens sowie Chancen und Risiken des Marktes als Basis für die strategischen Optionen. | Phase 0: Strategiedokumente prüfen; Phase 2: Strategiepräsentation | | S04 | Wettbewerbs-Snapshot | Phase 0 und 2 | Überblick über die drei bis fünf wichtigsten Wettbewerber und die freien Positionen im Markt. | Phase 0: Strategiedokumente prüfen; Phase 2: Strategiepräsentation | | S05 | Stakeholder-Map | Phase 0, 1 und 3 | Alle Personen und Gruppen, die das Projekt beeinflussen oder davon betroffen sind, mit Rolle, Haltung und Kommunikationsweg. | Phase 0: Strategiedokumente prüfen; Phase 1: Briefings vorab | | S06 | Zielgruppenprofil / Persona | Phase 0, 2 und 5 | Ein greifbares Bild der wichtigsten Entscheider, an dem sich Botschaft, Kanal und Gestaltung ausrichten. | Phase 0: Strategiedokumente prüfen; Phase 2: Strategiepräsentation; Phase 5: Agenturjob Customer Journey und Touchpoint-Mapping | | S07 | Customer Journey Map | Phase 0 und 5 | Der Weg der Zielgruppe von der ersten Wahrnehmung bis zur Weiterempfehlung, mit den Berührungspunkten, an denen die Marke wirkt. | Phase 0: Strategiedokumente prüfen; Phase 5: Agenturjob Customer Journey und Touchpoint-Mapping | | S08 | Brand Platform | Phase 4 | Das Fundament der Marke: wofür Hartmann steht und wie das im Alltag sichtbar wird. | Phase 4: Workshop Brand Platform und Positionierungs-Statement | | S09 | Positionierungs-Statement | Phase 4 | Die Positionierung in einem Satz, den jede Person im Unternehmen wiedergeben kann. | Phase 4: Workshop Brand Platform und Positionierungs-Statement | | S10 | Value Proposition Canvas | Phase 4 | Zuordnung der Leistungen von Hartmann zu den Aufgaben, Belastungen und Wünschen der Persona. | Phase 4: Value Proposition Canvas | | S11 | Messaging-Matrix | Phase 4 bis 6 | Alle Kernbotschaften je Zielgruppe und Kanal mit Belegen, als Textgrundlage für sämtliche Inhalte. | Phase 4: Messaging-Matrix; Phase 5: Agenturjob Content-Audit und Redaktionsplan; Phase 6: Optimierung | | S12 | Zielbild und Zielsystem | Phase 0 und 2 | Das Ergebnis, auf das alle Maßnahmen einzahlen, in drei Ebenen. | Phase 0: Strategiedokumente prüfen; Phase 2: Strategiepräsentation | | S13 | Strategische Optionen | Phase 0 und 2 | Zwei bis drei Wege zum Zielbild, bewertet und mit Empfehlung, als Entscheidungsvorlage. | Phase 0: Strategiedokumente prüfen; Phase 2: Strategiepräsentation | | S14 | Strategie-Roadmap | Phase 0, 2 und 7 | Die Umsetzung der gewählten Option in Meilensteinen über 12 Monate, Basis für Folgeaufträge. | Phase 0: Strategiedokumente prüfen; Phase 2: Strategiepräsentation; Phase 7: Strategie-Roadmap fortschreiben; Phase 7: Verstetigung | | S15 | KPI-Framework | Phase 0, 2, 6 und 7 | Messbarkeit der Ziele mit klaren Kennzahlen, Datenquellen und Berichtsrhythmus. | Phase 0: Strategiedokumente prüfen; Phase 2: Strategiepräsentation; Phase 6: Zwischenbericht; Phase 7: KPI-Review; Phase 7: Verstetigung | | S16 | Strategiepräsentation (Kunde) | Phase 0 und 2 | Vorstellung der Strategie mit dem Ziel der Freigabe zu Gate 1. Dauer 120 Minuten nach Agenda C04. | Phase 0: Strategiedokumente prüfen; Phase 2: Strategiepräsentation | | S17 | Management-Präsentation | Phase 0, 2 und 3 | Kurzfassung der freigegebenen Strategie in 20 Minuten, damit die Führungsebene die Richtung einheitlich vertritt. | Phase 0: Strategiedokumente prüfen; Phase 2: Vorgespräch mit der Geschäftsführung; Phase 3: Ankündigung an alle Mitarbeitenden |   ### Prozessdokumente (P01–P20) | **ID** | **Dokument** | **Phase** | **Zweck** | **Einsatz im Projekt** | | --- | --- | --- | --- | --- | | P01 | Customer Project Briefing | Phase 0 bis 1 | Alle Informationen zum Mandanten, die das Team vor dem Kick-off kennen muss. | Phase 0: Prozessdokumente aufsetzen; Phase 1: Customer Project Briefing finalisieren | | P02 | Customer Stakeholder Briefing | Phase 1 und 3 | Persönliche Hintergründe der wichtigen Personen beim Mandanten, damit Ansprache und Reihenfolge der Informationen stimmen. | Phase 3: Stakeholder-Briefings versenden | | P03 | Project Charter | Phase 0 bis 1 | Die Geschäftsgrundlage des Projekts auf zwei Seiten. | Phase 0: Prozessdokumente aufsetzen; Phase 1: Beschlüsse einholen | | P04 | Scope Statement | Phase 0 bis 1 | Der Leistungsumfang, auf den sich beide Seiten verständigen. | Phase 0: Prozessdokumente aufsetzen | | P05 | Kick-off Agenda und Protokoll | Phase 1 | Strukturierter Projektstart in 90 Minuten. | Phase 1: Kick-off durchführen; Phase 1: Nachbereitung innerhalb von 24 Stunden | | P06 | Kick-off-Präsentation | Phase 0 bis 1 | Gemeinsames Verständnis von Ziel, Weg und Zusammenarbeit. | Phase 0: Prozessdokumente aufsetzen; Phase 1: Kick-off durchführen | | P07 | Project Roadmap | Phase 0 | Der Zeitplan über 12 Wochen mit Phasen, Gates und T0 (siehe Diagramm im Hauptdokument). | Phase 0: Prozessdokumente aufsetzen | | P08 | Todo Plan (intern) | Phase 0 | Alle Aufgaben des Teams mit Verantwortlichen, Terminen und Status. | Phase 0: Prozessdokumente aufsetzen | | P09 | RACI / Rollenmatrix | Phase 0 bis 1 | Klare Zuständigkeit je Ergebnis: R = Durchführung, A = Verantwortung und Freigabe, C = wird befragt, I = wird informiert. | Phase 0: Prozessdokumente aufsetzen; Phase 1: Beschlüsse einholen | | P10 | Meilenstein- und Freigabeplan | Phase 0 bis 2 | Termine aller Meilensteine und Freigaben mit Fristen. | Phase 0: Prozessdokumente aufsetzen; Phase 2: Entscheidungen festhalten | | P11 | Input-Checkliste Kunde | Phase 0 bis 1 | Alle Unterlagen und Zugänge, die die Agentur vom Mandanten braucht, mit Liefertermin. | Phase 0: Prozessdokumente aufsetzen; Phase 0: Mandanten einladen; Phase 1: Briefings vorab | | P12 | Statusreport | Phase 2 bis 6 | Eine Seite mit dem aktuellen Stand, versendet als K10. | Phase 2: Statusreport; Phase 6: Zwischenbericht | | P13 | Status-Präsentation | Phase 3, 5, 6 und 7 | Stand des Projekts in 10 Minuten. | Phase 3: Status-Präsentation; Phase 5: Steuerung; Phase 6: Status-Präsentation | | P14 | Meeting-Protokoll und Entscheidungslog | Phase 1 bis 7 | Jede Besprechung ist nachvollziehbar, jede Entscheidung auffindbar. | Phase 1: Nachbereitung innerhalb von 24 Stunden; Phase 2: Entscheidungen festhalten; Phase 3: Ergebnisse sichern | | P15 | Risiko- und Issue-Log | Phase 1, 3, 5 und 6 | Frühzeitiges Erkennen und Bearbeiten von Risiken und akuten Problemen. | Phase 1: Nachbereitung innerhalb von 24 Stunden; Phase 3: Ergebnisse sichern; Phase 6: Steuerung | | P16 | Change Request | Phase 4 bis 6 | Erweiterungen und Änderungen am vereinbarten Umfang transparent und freigabefähig. | Phase 4: Freigaberunde; Phase 5–6: Steuerung | | P17 | Feedback- und Korrekturrunden-Protokoll | Phase 3 bis 5 | Alle Rückmeldungen zu einem Ergebnis gesammelt, bewertet und abgearbeitet. | Phase 3: Ergebnisse sichern; Phase 4: Freigaberunde | | P18 | Freigabeprotokoll | Phase 2, 4, 5, 6 und 7 | Schriftlicher Nachweis, dass ein Ergebnis in einer bestimmten Version freigegeben ist. | Phase 2: Entscheidungen festhalten; Phase 4: Freigaberunde; Phase 5: Go-live-Freigabe; Phase 7: Abnahme | | P19 | Übergabe- und Abnahmeprotokoll | Phase 7 | Offizieller Projektabschluss mit Übergabe aller Ergebnisse. | Phase 7: Abnahme | | P20 | Lessons Learned / Retro | Phase 7 | Erkenntnisse aus dem Projekt für die nächsten Projekte. | Phase 7: Lessons Learned |   ### Kommunikation (K01–K20) | **ID** | **Dokument** | **Phase** | **Empfänger** | **Einsatz im Projekt** | | --- | --- | --- | --- | --- | | K01 | Bestätigung Mandatsstart | Phase 0 | Geschäftsführung, Hauptansprechpartner | Phase 0: Mandanten einladen | | K02 | Einladung Kick-off | Phase 0 bis 1 | Teilnehmende Lenkungskreis und Kernteam | Phase 0: Mandanten einladen | | K03 | Nachbereitung Kick-off (Protokollmail) | Phase 1 | alle Teilnehmenden | Phase 1: Nachbereitung innerhalb von 24 Stunden | | K04 | Einladung Strategiepräsentation | Phase 2 | Geschäftsführung, Lenkungskreis | Phase 2: Vorab-Lektüre versenden | | K05 | Nachfassen Freigabe | Phase 2 | freigebende Person, Hauptansprechpartner in Kopie | Phase 2: Nachfassen | | K06 | Ankündigung der Geschäftsführung an alle Mitarbeitenden | Phase 3 | alle Mitarbeitenden | Phase 3: Ankündigung an alle Mitarbeitenden | | K07 | Einladung Abteilungsworkshop | Phase 3 | Teilnehmende je Abteilung | Phase 3: Stakeholder-Briefings versenden | | K08 | Information an die Mitarbeitervertretung | Phase 3 | Betriebsrat oder Mitarbeitervertretung | Phase 3: Mitarbeitervertretung informieren | | K09 | Information an externe Dienstleister | Phase 3 | Webentwicklung, Druckerei, Foto und Video, Texter | Phase 3: Externe Dienstleister einbinden | | K10 | Wöchentliches Status-Update | Phase 2 bis 6 | Hauptansprechpartner, Lenkungskreis in Kopie | Phase 2: Statusreport | | K11 | Erinnerung Input-Lieferung | Phase 1, 3 und 5 | zuständige Person beim Mandanten | Phase 1: Eingangsmaterial anfordern; Phase 5: Steuerung | | K12 | Freigabeanfrage Werbemittel | Phase 4 bis 5 | freigebende Person | Phase 5: Produktion | | K13 | Eskalation bei Verzug | Phase 5 | Geschäftsführung oder Lenkungskreis, Hauptansprechpartner in Kopie | Phase 5: Steuerung | | K14 | Intranet-Beitrag zum Kampagnenstart | Phase 6 | alle Mitarbeitenden | Phase 6: Vorab-Information intern | | K15 | Mitteilung an Bestandskunden | Phase 6 | Bestandskunden | Phase 6: Mitteilung an Bestandskunden | | K16 | Pressemitteilung Kampagnenstart | Phase 6 | Fach- und Regionalpresse | Phase 6: Startmorgen | | K17 | LinkedIn-Beitrag der Geschäftsführung | Phase 6 | – | Phase 6: Startmorgen | | K18 | Information an den Außendienst zum Rollout | Phase 6 | Außendienst und Vertriebsleitung | Phase 6: Vorab-Information intern | | K19 | Meilensteinmeldung „Phase abgeschlossen“ | Phase 1 bis 7 | Hauptansprechpartner, Lenkungskreis | Phase 6: Steuerung; Phase 7: Abschluss | | K20 | Abschlussmail und Einladung zum Review | Phase 7 | Geschäftsführung, Hauptansprechpartner, Lenkungskreis | Phase 7: Abschluss |   ### Stakeholder-Briefings (B01–B18) | **ID** | **Dokument** | **Phase** | **Einsatz im Projekt** | | --- | --- | --- | --- | | B01 | Geschäftsführung | Phase 1 bis 2 | Phase 1: Briefings vorab; Phase 2: Vorgespräch mit der Geschäftsführung | | B02 | Hauptansprechpartner (Marketingleitung) | Phase 1 | Phase 1: Briefings vorab | | B03 | Abteilungsleitungen | Phase 3 | Phase 3: Stakeholder-Briefings versenden | | B04 | Marketing-Team | Phase 3 | Phase 3: Stakeholder-Briefings versenden | | B05 | Vertrieb und Innendienst | Phase 3 | Phase 3: Stakeholder-Briefings versenden | | B06 | Außendienst | Phase 3 | Phase 3: Stakeholder-Briefings versenden | | B07 | Kundenservice und Support | Phase 3 | Phase 3: Stakeholder-Briefings versenden | | B08 | HR und interne Kommunikation | Phase 3 | Phase 3: Stakeholder-Briefings versenden | | B09 | PR und Unternehmenskommunikation | Phase 3 | Phase 3: Stakeholder-Briefings versenden | | B10 | IT und Webadministration | Phase 3 | Phase 3: Stakeholder-Briefings versenden | | B11 | Produktion, Montage und Lager | Phase 3 | Phase 3: Stakeholder-Briefings versenden | | B12 | Controlling und Einkauf | Phase 3 | Phase 3: Stakeholder-Briefings versenden | | B13 | Empfang und Assistenz | Phase 3 | Phase 3: Stakeholder-Briefings versenden | | B14 | Mitarbeitervertretung | Phase 3 | Phase 3: Mitarbeitervertretung informieren | | B15 | Webentwicklung (extern) | Phase 3 und 5 | Phase 3: Externe Dienstleister einbinden; Phase 5: Agenturjob Website-Relaunch; Phase 5: Produktion | | B16 | Druckerei und Werbemittelproduktion (extern) | Phase 3 und 5 | Phase 3: Externe Dienstleister einbinden; Phase 5: Produktion | | B17 | Foto und Video (extern) | Phase 3 und 5 | Phase 3: Externe Dienstleister einbinden; Phase 5: Produktion | | B18 | Texter und Übersetzer (extern) | Phase 3 und 5 | Phase 3: Externe Dienstleister einbinden; Phase 5: Produktion |   ### Checklisten, Agenden und Merklisten (C01–C17) | **ID** | **Dokument** | **Phase** | **Einsatz im Projekt** | | --- | --- | --- | --- | | C01 | Checkliste Vorbereitung Agentur | Phase 0 | Phase 0: Team-Briefing | | C02 | Checkliste Kick-off | Phase 1 | Phase 1: Nachbereitung innerhalb von 24 Stunden | | C03 | Agenda Lenkungskreis (45 Minuten) | Phase 2 | Phase 2: Erster Lenkungskreis · Teilnehmende: Geschäftsführung, Marketingleitung, Vertriebsleitung, Operator | | C04 | Agenda Strategiepräsentation (120 Minuten) | Phase 2 | Phase 2: Strategiepräsentation · Teilnehmende: Geschäftsführung, Lenkungskreis, Operator, Mentor | | C05 | Agenda Abteilungsworkshop (60 Minuten) | Phase 3 | Phase 3: Abteilungsworkshops · Teilnehmende: 6–12 Personen einer Abteilung, Operator (Moderation), Mentor (Protokoll) | | C06 | Agenda Workshop Brand Platform / Positionierungs-Statement (90 Minuten) | Phase 4 | Phase 4: Workshop Brand Platform und Positionierungs-Statement · Teilnehmende: Geschäftsführung, Marketingleitung, Vertriebsleitung, 2–3 Abteilungsleitungen, Operator | | C07 | Agenda Jour fixe (30 Minuten) | Phase 1, 2 und 6 | Jour fixe im Führungsrhythmus: wöchentlich, 30 Minuten · Teilnehmende: Hauptansprechpartner, Operator, Mentor | | C08 | Merkliste Hauptansprechpartner Mandant | Phase 1 | Phase 1: Briefings vorab · Teilnehmende: Marketingleitung | | C09 | Merkliste Moderation von Workshops | Phase 3 | Phase 3: Abteilungsworkshops · Teilnehmende: Operator und Mentor | | C10 | Merkliste Sprachregelung für Mitarbeitende | Phase 4 | Phase 4: Sprachregelung für Mitarbeitende · Teilnehmende: alle Mitarbeitenden | | C11 | Checkliste Freigaben (Texte und Werbemittel) | Phase 4 bis 5 | Phase 4: Agenturjob Marketing-Prozess und Workflow-Design | | C12 | Checkliste Dienstleister-Onboarding | Phase 3 | Phase 3: Externe Dienstleister einbinden | | C13 | Checkliste Brand-Guideline-Rollout und Markenschulung | Phase 4 | Phase 4: Agenturjob Brand-Guideline-Rollout und Markenschulung | | C14 | Checkliste Go-live Website und Kanäle | Phase 5 | Phase 5: Kampagnenstart vorbereiten | | C15 | Checkliste Kampagnenstart (T–14 bis T+7) | Phase 5 bis 6 | Phase 5: Kampagnenstart vorbereiten | | C16 | Checkliste Wochenreview | Phase 1 | Phase 1: Wochenreview intern | | C17 | Checkliste Projektabschluss und Übergabe | Phase 7 | Projektabschluss und Übergabe (Gate 4) |   ## Beispielfall und Rollen Der Beispielfall ist nachempfunden. Er bildet ab, was eine Kampagnenagentur mit einem mittelständischen B2B-Mandanten in zwölf Wochen leistet. | **Größe** | **Festlegung** | | --- | --- | | Agentur | Agentur Beispiel, Marketing- und Digitalagentur mit 14 Mitarbeitenden (Agenturtyp 1, Marketing) | | Mandant | Hartmann Fördertechnik GmbH, Hersteller von Förderanlagen, 120 Mitarbeitende an einem Standort, 8 im Außendienst | | Ausgangslage | Das Marktansprachemodell des Mandanten liegt vor, berechnet in 48 Stunden. Marketing, Vertrieb, HR und PR sprechen den Markt bisher mit unterschiedlichen Aussagen an. | | Strategiethema | Einheitliche Marktansprache: Neuausrichtung und Kampagnenstart | | Ziel | Alle fünf Geschäftsbereiche (Management, Marketing, Sales, HR, PR) sprechen mit derselben Aussage. Die Produktlaunch-Kampagne startet in Woche 10. | | Laufzeit | Zwölf Wochen plus Verstetigung, Woche 0 bis Woche 13 | | Hauptansprechpartner | Projektleitung (Operator) der Agentur und Marketingleitung des Mandanten |   ### Agenturjobs im Projektportal Im Projektportal sind elf Agenturjobs hinterlegt. Die Bezeichnungen stammen aus dem Anwendungskatalog; die Auswahl gilt für den Beispielfall. | **Nr.** | **Agenturjob** | **Phase** | **Ergebnis** | | --- | --- | --- | --- | | 1 | Brand-Guideline-Rollout und Markenschulung | 4 | Angepasste Guideline, Schulungsablauf, Briefing | | 2 | Marketing-Prozess- und Workflow-Design | 4 | Redaktions- und Freigabeprozess als Prozessdokument | | 3 | Content-Audit und Redaktionsplan | 5 | Auditbericht und Redaktionsplan | | 4 | Customer Journey und Touchpoint-Mapping | 5 | Touchpoint-Karte, verfeinert aus S07 | | 5 | Produktlaunch-Kampagne | 5 und 6 | Kampagnenkonzept, Briefings, Flugplan | | 6 | LinkedIn-Ads-Kampagne | 5 und 6 | Anzeigenbriefing und Anzeigentexte | | 7 | Neueröffnung / Relaunch der Website | 5 und 6 | Seitenstruktur, Texte, Briefing Webentwicklung | | 8 | Newsletter-Strategie (Mitarbeitende und Stakeholder) | 3 und 6 | Newsletter-Konzept, erste Ausgabe | | 9 | Verkaufsargumentation | 5 | Argumentationsleitfaden Vertrieb | | 10 | Einwandbehandlung und Gesprächsleitfäden | 5 | Gesprächsleitfaden Innen- und Außendienst | | 11 | Pitch-Deck / Vertriebspräsentation | 5 | Vertriebspräsentation |   ### Rollen und Hauptansprechpartner Alle Fäden laufen zwischen zwei Personen zusammen: der Projektleitung der Agentur (Operator im Projektportal) und der Marketingleitung des Mandanten. Beide benennen eine Vertretung und antworten innerhalb eines Werktags. | **Seite** | **Rolle** | **Aufgabe im Projekt** | **Entscheidet über** | | --- | --- | --- | --- | | Agentur | Agenturinhaber | Sponsor der Agentur, zweite Eskalationsstufe, Ressourcen | Teamstärke, Change Requests der Agentur | | Agentur | Projektleitung (Operator) | Steuerung im Projektportal, Todo Plan, Statusreport, Termine | Ablauf und Priorisierung im Rahmen der Charter | | Agentur | Strategielead | Prüft Strategiedokumente, moderiert Workshops, hält die Präsentationen | Formulierung der Aussagen innerhalb des Positionierungsmodells | | Agentur | Content und Redaktion | Redaktionsplan, Texte, Briefings an Texter | Textqualität und Tonalität | | Agentur | Design | Guideline-Anpassung, Werbemittel | Gestaltungsqualität | | Agentur | Digital und Performance | Website-Briefing, Anzeigen, Tracking | Kanaleinstellungen und Budgetverteilung im Rahmen | | Mandant | Geschäftsführung (Auftraggeber) | Sponsor, Freigabe von Zielbild, Budget und Go-live | Alle Freigaben der Gates | | Mandant | Marketingleitung (Hauptansprechpartner) | Tägliche Abstimmung, Materiallieferung, Fachfreigabe | Inhalte und Texte im Rahmen der Freigaben | | Mandant | Vertriebsleitung | Mitnahme von Innen- und Außendienst, Vertriebsunterlagen | Fachfreigabe Vertriebsinhalte | | Mandant | HR-Leitung | Interne Kommunikation, Mitarbeiterbriefings | Fachfreigabe interne Texte | | Mandant | IT und Webadministration | Zugänge, Website, Tracking | Technische Freigabe | | Mandant | Mitarbeitervertretung | Wird informiert und angehört | Stellungnahme zu Maßnahmen mit Mitarbeiterbezug |   Die vollständige Verantwortungsverteilung steht in der Rollenmatrix P09. ## Zeitplan Acht Phasen führen in zwölf Wochen vom vorbereiteten Projekt zur Abnahme. Die Phasen 4 und 5 sowie 6 und 7 überlappen jeweils um eine Woche, damit Arbeit nicht auf Freigaben wartet. | Woche | W0 | W1 | W2 | W3 | W4 | W5 | W6 | W7 | W8 | W9 | W10 | W11 | W12 | W13 | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | **Phase 0** Vorbereitung in der Agentur 25 Dokumente · Woche 0 | W0 | | | | | | | | | | | | | | | **Phase 1** Mandatsstart und Kick-off 22 Dokumente · Woche 1 | | W1 | | | | | | | | | | | | | | **Phase 2** Strategiepräsentation und Freigabe 23 Dokumente · Woche 2 | | W2 | | | | | | | | | | | | | | **Phase 3** Mitnahme der Organisation 34 Dokumente · Woche 3 bis 4 | | W3–W4 | | | | | | | | | | | | | | **Phase 4** Fundament: Identität, Sprache, Auftritt 16 Dokumente · Woche 5 bis 6 | | W5–W6 | | | | | | | | | | | | | | **Phase 5** Kanäle und Content aufbauen 22 Dokumente · Woche 6 bis 9 | | W6–W9 | | | | | | | | | | | | | | **Phase 6** Kampagnenstart und Rollout 17 Dokumente · Woche 10 bis 12 | | W10–W12 | | | | | | | | | | | | | | **Phase 7** Steuerung, Review, Verstetigung 10 Dokumente · Woche 12 bis 13 | | W12–W13 | | | | | | | | | | | | | | Gates (Freigaben) | | | ◆ Gate 1 Strategie Ende W2 | | | | ◆ Gate 2 Fundament Ende W6 | | | ◆ Gate 3 Go-live Ende W9 | | | | ◆ Gate 4 Abnahme Ende W13 | | Kampagnenstart | | **T0** Montag der Woche 10 | | | | | | | | | | | | | Die Farbe zeigt die Phase: Phase 0 bis 2 Blau, Phase 3 und 4 Grün, Phase 5 und 6 Hellblau, Phase 7 Grau. Phase 5 überlappt Phase 4 in Woche 6, Phase 7 überlappt Phase 6 in Woche 12. Jedes Gate (◆) schließt eine Phase ab; Gate 3 liegt auf dem Freitag vor T0.   Gate 1 fällt auf das Ende der Woche 2, Gate 2 auf das Ende der Woche 6, Gate 3 auf das Ende der Woche 9 und damit auf den Tag vor T0, Gate 4 auf das Ende der Woche 13. An jedem Gate unterschreibt die Geschäftsführung ein Freigabeprotokoll (P18). ## Dokumentenregister Das Register zeigt, welche Dokumente in welcher Phase zum Einsatz kommen. S steht für Strategiedokument, P für Prozessdokument, K für Kommunikation, B für Stakeholder-Briefing, C für Checkliste, Agenda oder Merkliste. | Dokumentart | Phase 0 **Vorbereitung** Woche 0 | Phase 1 **Kick-off** Woche 1 | Phase 2 **Strategie­präsentation** Woche 2 | Phase 3 **Mitnahme** Woche 3 bis 4 | Phase 4 **Fundament** Woche 5 bis 6 | Phase 5 **Kanäle und Content** Woche 6 bis 9 | Phase 6 **Kampagnenstart und Rollout** Woche 10 bis 12 | Phase 7 **Review und Verstetigung** Woche 12 bis 13 | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | Strategie | S01–07S12–17 | S05 | S01–04S06S12–17 | S05S17 | S08–11 | S06–07S11 | S11S15 | S14–15 | | Prozess | P01P03–04P06–11 | P01P02P03–04P05P06P09–11P14–15 | P10P12P14P18 | P02P12P13P14–15P17 | P12P14P16P17P18 | P12P13P14–15P16P17P18 | P12P13P14–15P16P18 | P13P14P18P19–20 | | Kommunikation | K01–02 | K02K03K11K19 | K04–05K10K19 | K06–09K10K11K19 | K10K12K19 | K10K11K12K13K19 | K10K14–18K19 | K19K20 | | Briefings | | B01–02 | B01 | B03–18 | | B15–18 | | | | Checklisten | C01 | C02C07–08C16 | C03–04C07 | C05C09C12 | C06C10–11C13 | C11C14–15 | C07C15 | C17 | | Gates | | | ◆ Gate 1 Ende Woche 2 | | ◆ Gate 2 Ende Woche 6 | ◆ Gate 3 Ende Woche 9 | | ◆ Gate 4 Ende Woche 13 | Ein ausgefüllter Kasten zeigt, dass ein Dokument in dieser Phase beginnt; seine Farbe ist die Farbe der Startphase (Phase 0 bis 2 Blau, Phase 3 und 4 Grün, Phase 5 und 6 Hellblau, Phase 7 Grau). Ein weißer Kasten mit farbigem Rand zeigt das laufende Dokument in einer späteren Phase. Aufeinanderfolgende IDs sind zu Bereichen zusammengefasst. Jedes Gate (◆) schließt eine Phase ab.   | **Phase** | **Strategie (S)** | **Prozess (P)** | **Kommunikation (K)** | **Briefings (B)** | **Checklisten (C)** | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | 0 Vorbereitung (W0) | S01–S07, S12–S17 als Entwürfe | P01, P03, P04, P06–P11 als Entwürfe | K01, K02 | – | C01 | | 1 Kick-off (W1) | S05 | P01–P06, P09–P11, P14, P15 | K02, K03, K11, K19 | B01, B02 | C02, C07, C08, C16 | | 2 Strategiepräsentation (W2) | S01–S04, S06, S12–S17 | P10, P12, P14, P18 | K04, K05, K10, K19 | B01 | C03, C04, C07 | | 3 Mitnahme (W3–W4) | S05, S17 | P02, P12–P15, P17 | K06–K11, K19 | B03–B18 | C05, C09, C12 | | 4 Fundament (W5–W6) | S08–S11 | P12, P14, P16–P18 | K10, K12, K19 | – | C06, C10, C11, C13 | | 5 Kanäle und Content (W6–W9) | S06, S07, S11 | P12–P18 | K10–K13, K19 | B15–B18 | C11, C14, C15 | | 6 Kampagnenstart und Rollout (W10–W12) | S11, S15 | P12–P16, P18 | K10, K14–K19 | – | C07, C15 | | 7 Review und Verstetigung (W12–W13) | S14, S15 | P13, P14, P18–P20 | K19, K20 | – | C17 |   Laufende Dokumente, die in jeder Phase fortgeschrieben werden: Todo Plan (P08), Project Roadmap (P07), Statusreport (P12), Meeting-Protokoll und Entscheidungslog (P14), Risiko- und Issue-Log (P15) und das Wochenreview (C16). ## Die acht Phasen   ### Phase 0: Vorbereitung in der Agentur **Zeitraum:** Woche 0, vor dem Kick-off. **Verantwortlich:** Projektleitung. **Aufwand:** rund 11 Stunden plus 45 Minuten Team-Briefing. **Ziel:** Das Projekt ist im Projektportal vorkonzipiert, das Team kennt Rollen und Zeitplan, der Mandant hat die Einladung und die Eingangsliste. **Ablauf** 1. **Positionierungsmodell sichten** (Strategielead und Projektleitung, 2 Stunden): Identitätsmodell, Publikumsmodell, Marketing-Ökosystem und Transformationsziel lesen, offene Fragen notieren. 2. **Mandantenprojekt im Projektportal vorkonzipieren** (Projektleitung, ca. 2 Stunden): Setting laden, die elf Agenturjobs den Phasen zuordnen, die Dokumente anstoßen. 3. **Strategiedokumente prüfen** (Strategielead, 4 Stunden): S01–S07 und S12–S17 lesen und gegen das Positionierungsmodell abgleichen, Lücken markieren. S08–S11 sichten und für Phase 4 vormerken. 4. **Prozessdokumente aufsetzen** (Projektleitung, 3 Stunden): P01 Customer Project Briefing, P03 Project Charter, P04 Scope Statement, P06 Kick-off-Präsentation, P07 Project Roadmap, P08 Todo Plan, P09 RACI, P10 Meilenstein- und Freigabeplan und P11 Input-Checkliste Kunde als Entwürfe fertigstellen. 5. **Team-Briefing** (alle Beteiligten, 45 Minuten): Ziel, Phasen, Rollen, Takt und Kommunikationsregeln durchgehen, Checkliste C01 abhaken. 6. **Mandanten einladen** (Projektleitung): K01 Bestätigung des Mandatsstarts an Geschäftsführung und Marketingleitung, K02 Einladung zum Kick-off mit P11 im Anhang. 7. **Rahmen klären:** Raum oder Videokonferenz, Technik, Teilnehmerliste mit dem Hauptansprechpartner. **Dokumente:** S01–S07, S12–S17, P01, P03, P04, P06–P11, C01. **Kommunikation:** intern das Team-Briefing, extern K01 und K02. **Übergang zu Phase 1:** Alle Entwürfe liegen vor, der Kick-off-Termin ist bestätigt, die Teilnehmerliste steht, alle Rollen sind besetzt. ### Phase 1: Mandatsstart und Kick-off **Zeitraum:** Woche 1. **Verantwortlich:** Projektleitung, Moderation des Kick-offs durch den Strategielead. **Ziel:** Alle Beteiligten kennen Auftrag, Rollen, Zeitplan und Spielregeln. Die Geschäftsführung hat die Project Charter bestätigt, die Input-Lieferung läuft. **Ablauf** 1. **Briefings vorab** (Projektleitung und Agenturinhaber, je 30 Minuten, Tag 1–2): Der Hauptansprechpartner erhält B02, die Geschäftsführung B01. Dabei werden Erwartungen abgeglichen, die Teilnehmerliste geprüft, die Stakeholder-Map S05 durchgesprochen und die Input-Checkliste P11 erklärt. Die Merkliste C08 geht an den Hauptansprechpartner. 2. **Customer Project Briefing finalisieren** (P01): Auftrag, Ziele, Rahmen und Erwartungen werden vom Hauptansprechpartner gegengelesen. 3. **Kick-off durchführen** (90 Minuten, Wochenmitte): Teilnehmer sind Geschäftsführung, Marketingleitung, Vertriebsleitung, HR-Leitung, IT sowie Agenturinhaber, Projektleitung und Strategielead. Die Agenda P05 gliedert sich in Begrüßung und Ziel (10 Minuten), Ausgangslage aus S01 (10), Projektauftrag und Scope (20), Phasen und Zeitplan (15), Rollen und RACI (10), Spielregeln und Takt (10), Input-Liste und nächste Schritte (10) sowie Fragen (5). Die Präsentation P06 trägt den Termin. 4. **Beschlüsse einholen:** Project Charter P03 unterzeichnen, RACI P09 bestätigen, Jour fixe und Lenkungskreis terminieren, Hauptansprechpartner und Vertretungen benennen. 5. **Nachbereitung innerhalb von 24 Stunden:** K03 Protokollmail mit dem Protokoll aus P05, Entscheidungslog und Risiko-Log (P14, P15) beginnen, Todo Plan P08 fortschreiben, Checkliste C02 abschließen. 6. **Eingangsmaterial anfordern:** Zugänge zu Website, Analytics und Social-Media-Konten über die IT, Logos und Bildmaterial über die Marketingleitung. Nach drei Werktagen geht K11 als Erinnerung heraus. 7. **Wochenreview intern** (30 Minuten, Freitag): Checkliste C16, Abgleich Todo Plan. Ab Woche 2 geht jede Woche ein Statusreport an den Hauptansprechpartner. **Dokumente:** S05, P01–P06, P09–P11, P14, P15, C02, C07, C08, C16. **Kommunikation:** K02, K03, K11, K19, B01, B02. **Übergang zu Phase 2:** Die Charter ist unterzeichnet, die Rollenmatrix bestätigt, die Termine für Jour fixe und Lenkungskreis stehen, die Input-Lieferung ist in Arbeit. Die Projektleitung sendet K19 als Meldung „Phase 1 abgeschlossen“. ### Phase 2: Strategiepräsentation und Freigabe **Zeitraum:** Woche 2. **Verantwortlich:** Strategielead, Agenturinhaber für das Gespräch mit der Geschäftsführung. **Ziel:** Die Geschäftsführung gibt Zielbild, gewählte strategische Option, Roadmap und Kennzahlen frei. Damit steht die Richtung für alle folgenden Phasen. **Ablauf** 1. **Vorgespräch mit der Geschäftsführung** (Agenturinhaber und Strategielead, 45 Minuten, Wochenbeginn): Die Management-Präsentation S17 zeigt Ausgangslage und Entscheidungsbedarf auf zehn Seiten. Offene Fragen werden geklärt, B01 wird aktualisiert. 2. **Vorab-Lektüre versenden** (Projektleitung, Montag): K04 lädt zur Strategiepräsentation ein, im Anhang S01 Management Summary und S02 Business Context Scenario. 3. **Strategiepräsentation** (S16, 120 Minuten, Donnerstag): Teilnehmer sind Geschäftsführung, Marketingleitung, Vertriebsleitung und HR-Leitung. Die Agenda C04 gliedert sich in Ziel der Sitzung (10 Minuten), Ausgangslage mit S02, S03 und S04 (25), Zielgruppen aus S06 (15), Zielbild und Zielsystem S12 (20), strategische Optionen S13 mit Diskussion (25), Roadmap S14 und KPI-Framework S15 (15) sowie Entscheidungen und nächste Schritte (10). 4. **Entscheidungen festhalten:** Jede Entscheidung wandert in den Entscheidungslog P14. Das Freigabeprotokoll P18 hält Zielbild, gewählte Option und Kennzahlen fest und geht zur Unterschrift an die Geschäftsführung. Der Meilenstein- und Freigabeplan P10 wird fortgeschrieben. 5. **Erster Lenkungskreis** (45 Minuten, Freitag): Geschäftsführung, Marketingleitung, Agenturinhaber und Projektleitung folgen der Agenda C03: Entscheidungen bestätigen, Risiken aus P15 durchgehen, Phase 3 freigeben. 6. **Nachfassen:** Liegt das unterschriebene Freigabeprotokoll nach zwei Werktagen nicht vor, geht K05 an den Hauptansprechpartner. 7. **Korrekturrunde:** Änderungswünsche zu den Strategiedokumenten werden gebündelt und innerhalb von drei Werktagen eingearbeitet. Danach wird Version 1.0 der Strategiedokumente eingefroren. 8. **Statusreport:** Der erste wöchentliche Statusreport P12 erscheint am Freitag mit der Begleitmail K10. **Dokumente:** S01–S04, S06, S12–S17, P10, P12, P14, P18, C03, C04, C07. **Kommunikation:** K04, K05, K10, K19, B01. **Übergang zu Phase 3 (Gate 1):** Das Freigabeprotokoll Strategie ist unterschrieben, die Strategiedokumente liegen in Version 1.0 vor, der Lenkungskreis hat Phase 3 freigegeben. ### Phase 3: Mitnahme der Organisation **Zeitraum:** Woche 3 und 4. **Verantwortlich:** Projektleitung, inhaltlich der Strategielead, Absender der Ankündigung ist die Geschäftsführung. **Ziel:** Alle Geschäftsbereiche kennen das Zielbild und ihre Rolle im Projekt. Rückmeldungen, Bedenken und Hebel sind aufgenommen, die externen Dienstleister sind eingebunden. **Ablauf** 1. **Mitarbeitervertretung informieren** (Geschäftsführung mit Projektleitung, 30 Minuten, spätestens einen Tag vor der Ankündigung): K08 und B14 liefern Anlass, Inhalt und Zeitplan der Maßnahmen. 2. **Ankündigung an alle Mitarbeitenden** (Geschäftsführung, Montag Woche 3): K06 geht per E-Mail heraus, dazu eine 20-minütige Mitarbeiterversammlung. Die Agentur liefert den Textentwurf und drei Folien aus S17. 3. **Stakeholder-Briefings versenden** (Projektleitung, Dienstag Woche 3): Das Customer Stakeholder Briefing P02 beschreibt Rolle, Aufgaben und Erwartungen der einbezogenen Mitarbeitenden. Dazu erhält jeder Bereich sein Briefing aus B03–B13. K07 lädt zu den Abteilungsworkshops ein. 4. **Abteilungsworkshops** (Strategielead und Projektleitung, acht Termine in Woche 3 und 4): Marketing und PR, Vertriebsinnendienst, Außendienst, Kundenservice, HR, IT, Produktion mit Montage und Lager (je 60 Minuten) sowie Controlling und Einkauf (30 Minuten). Agenda C05, Moderationshilfe C09. Ergebnisse sind Fragen, Bedenken und Hebel je Bereich. 5. **Ergebnisse sichern:** Protokolle in P14, gebündelte Rückmeldungen in P17, Bedenken als Einträge im Risiko-Log P15. 6. **Externe Dienstleister einbinden** (Projektleitung, Woche 4): K09 und die Briefings B15–B18 gehen an Webentwicklung, Druckerei, Foto und Video sowie Texter und Übersetzer. Je Dienstleister folgt ein Gespräch von 30 Minuten nach Checkliste C12. 7. **Rückmeldungen auswerten** (Strategielead, 2 Stunden, Ende Woche 4): Themen clustern, FAQ für Mitarbeitende zusammenstellen, Anpassungen für den Plan vorschlagen. 8. **Agenturjob Newsletter-Strategie** (Content, Woche 4): Das Konzept für den Newsletter an Mitarbeitende und Stakeholder entsteht, die erste Ausgabe erscheint zum Kampagnenstart. 9. **Status-Präsentation** (P13, 30 Minuten, Ende Woche 4): Die Projektleitung berichtet der Geschäftsführung über Stand, Stimmung und Risiken. Der Lenkungskreis entscheidet über die Freigabe von Phase 4. **Dokumente:** S05, S17, P02, P12–P15, P17, C05, C09, C12 sowie die Briefings B03–B18. **Kommunikation:** K06–K11, K19. **Übergang zu Phase 4:** Alle Fachbereiche sind gebrieft, die Mitarbeitervertretung ist informiert, die Dienstleister sind eingebunden, die Auswertung der Rückmeldungen liegt vor, der Lenkungskreis hat Phase 4 freigegeben. ### Phase 4: Fundament: Identität, Sprache, Auftritt **Zeitraum:** Woche 5 und 6. **Verantwortlich:** Strategielead, Design für die Guideline. **Ziel:** Identität, Sprache und Auftritt des Mandanten stehen aus dem Positionierungsmodell fest, sind freigegeben und im Unternehmen bekannt. **Ablauf** 1. **Workshop Brand Platform und Positionierungs-Statement** (Strategielead, 90 Minuten, Woche 5): Geschäftsführung, Marketingleitung, Vertriebsleitung und HR-Leitung sichten S08 und S09 Wort für Wort. Agenda C06. 2. **Value Proposition Canvas** (Strategielead mit Vertriebsleitung, 60 Minuten): S10 gleicht Kundenprobleme und Nutzenversprechen ab. 3. **Messaging-Matrix** (Strategielead und Content mit Marketing und Vertrieb, 60 Minuten): S11 legt Kernbotschaften je Zielgruppe und Kanal fest. 4. **Agenturjob Brand-Guideline-Rollout und Markenschulung** (Design, Woche 5 und 6): Die Guideline wird in Sprache, Tonalität, Bildwelt und Logoanwendung angepasst. Checkliste C13 führt durch den Rollout. 5. **Agenturjob Marketing-Prozess und Workflow-Design** (Projektleitung, Woche 5): Der Redaktions- und Freigabeprozess erhält Fristen und Verantwortliche. Die Frist für Freigaben beträgt drei Werktage; Checkliste C11 gilt ab hier für alle Texte und Werbemittel. 6. **Sprachregelung für Mitarbeitende** (Content mit HR, Woche 6): Die Merkliste C10 hält für Empfang, Kundenservice und Vertrieb fest, wie sich das Unternehmen in einem Satz beschreibt und welche Kernaussagen gelten. 7. **Markenschulung** (Strategielead und Marketingleitung, zwei Termine à 60 Minuten, Woche 6): Alle Mitarbeitenden mit Kundenkontakt erhalten Aussagen, Sprache und Auftritt. 8. **Freigaberunde:** Rückmeldungen werden gebündelt (P17), es gibt höchstens zwei Korrekturrunden. Zusatzwünsche mit Wirkung auf Zeit oder Budget laufen über einen Change Request (P16). Die Freigabe wird im Freigabeprotokoll P18 festgehalten. **Dokumente:** S08–S11, P12, P14, P16–P18, C06, C10, C11, C13. **Kommunikation:** K10, K12, K19. **Übergang zu Phase 5 (Gate 2):** Das Freigabeprotokoll Fundament ist unterschrieben und umfasst Brand Platform, Positionierungs-Statement, Messaging-Matrix und Guideline. Mindestens 90 Prozent der Mitarbeitenden mit Kundenkontakt haben an der Markenschulung teilgenommen. ### Phase 5: Kanäle und Content aufbauen **Zeitraum:** Woche 6 bis 9. **Verantwortlich:** Projektleitung, inhaltlich Content und Digital. **Ziel:** Kampagnenmaterial, Website, Vertriebsunterlagen und Kanäle sind fertig und freigegeben. Der Kampagnenstart (T0) liegt auf Montag der Woche 10. **Ablauf** 1. **Agenturjob Content-Audit und Redaktionsplan** (Content, Woche 6): Texte, Website-Seiten, Broschüren und Social-Media-Beiträge werden gesichtet. Der Auditbericht und das Gerüst des Redaktionsplans stützen sich auf die Messaging-Matrix S11. 2. **Agenturjob Customer Journey und Touchpoint-Mapping** (Strategielead mit Vertrieb und Kundenservice, 90 Minuten, Woche 6): S07 erhält die realen Kontaktpunkte, S06 wird geschärft. 3. **Kampagnenkonzept** (Strategielead und Content, Woche 7): Produktlaunch-Kampagne und LinkedIn-Ads-Kampagne entstehen als Konzept mit Flugplan. Die Marketingleitung gibt das Konzept in einem Termin von 45 Minuten frei. 4. **Agenturjob Website-Relaunch** (Digital und Content, Woche 7 bis 9): Seitenstruktur und Textbriefing gehen an die Webentwicklung (B15), die Staging-Version steht in Woche 8, die Abnahme erfolgt in Woche 9. 5. **Vertriebsunterlagen** (Content mit Vertriebsleitung, Woche 7 und 8): Verkaufsargumentation, Einwandbehandlung mit Gesprächsleitfäden und Pitch-Deck werden in zwei Terminen à 60 Minuten abgestimmt. 6. **Produktion** (Projektleitung, Woche 7 bis 9): Aufträge an Texter und Übersetzer, Foto und Video sowie Druckerei laufen über die Briefings B15–B18. Jedes Werbemittel geht mit K12 in die Freigabe. 7. **Steuerung:** Statusreport und Jour fixe laufen wöchentlich. Fehlendes Eingangsmaterial wird über K11 angemahnt, bei Verzug über K13. Zusatzwünsche laufen über Change Requests (P16). Die Status-Präsentation P13 erscheint in Woche 8. 8. **Kampagnenstart vorbereiten** (Projektleitung, ab Woche 8): Die Checkliste C15 beginnt bei T–14, also am Montag der Woche 8. In Woche 9 prüft die Checkliste C14 Website und Kanäle für den Go-live. 9. **Go-live-Freigabe** (Lenkungskreis, Ende Woche 9): Das Freigabeprotokoll P18 bestätigt Kampagnenmaterial, Technik und Starttermin. **Dokumente:** S06, S07, S11, P12–P18, C11, C14, C15. **Kommunikation:** K10–K13, K19, B15–B18. **Übergang zu Phase 6 (Gate 3):** Das Go-live-Protokoll ist unterschrieben, alle Werbemittel sind nach C11 freigegeben, die technischen Prüfungen aus C14 sind bestanden. ### Phase 6: Kampagnenstart und Rollout **Zeitraum:** Woche 10 bis 12, T0 ist der Montag der Woche 10. **Verantwortlich:** Projektleitung, mit Digital und Content im Tagesgeschäft. **Ziel:** Die Kampagne startet fehlerfrei, alle Bereiche sprechen mit derselben Aussage, erste Kennzahlen liegen vor und fließen in die Optimierung. **Ablauf** 1. **Vorab-Information intern** (Freitag Woche 9, T–1): K14 informiert die Mitarbeitenden im Intranet vor der Öffentlichkeit. Der Außendienst erhält K18 und einen Termin von 45 Minuten zu Verkaufsargumentation, Einwänden und Pitch-Deck. 2. **Startmorgen** (Montag Woche 10, T0): Die Website geht live (Webentwicklung und IT), die LinkedIn-Ads laufen an (Digital), die erste Ausgabe des Newsletters erscheint, K16 geht als Pressemitteilung an die Fachpresse, die Geschäftsführung veröffentlicht K17. 3. **Tägliche Abstimmung** (Projektleitung, Marketingleitung und Digital, 15 Minuten, T0 bis T+4): Kennzahlen, Fehlermeldungen, Anfragen. Der Kundenservice nutzt die Sprachregelung C10. 4. **Mitteilung an Bestandskunden** (Vertrieb mit Marketing, T+2): K15 wird je Kundensegment personalisiert versendet. 5. **Zwischenbericht** (T+7): Die Kennzahlen aus dem KPI-Framework S15 gehen als Statusreport P12 an den Hauptansprechpartner. Im Jour fixe fallen die Optimierungsentscheidungen für Anzeigen und Texte. 6. **Optimierung** (Woche 11): Anzeigen und Texte werden angepasst, Rückmeldungen aus Vertriebsgesprächen fließen in Argumentation und Messaging-Matrix S11. 7. **Status-Präsentation** (P13, 30 Minuten, Ende Woche 12): Die Projektleitung berichtet der Geschäftsführung über Ergebnisse, Erkenntnisse und nächste Schritte. 8. **Steuerung:** Zusatzwünsche laufen weiter über P16, Risiken über P15. K19 meldet den Abschluss der Startphase. **Dokumente:** S11, S15, P12–P16, P18, C07, C15. **Kommunikation:** K10, K14–K19. **Übergang zu Phase 7:** Die Kampagne läuft 14 Tage stabil, der Kennzahlenbericht liegt vor, die Optimierungen sind umgesetzt. ### Phase 7: Steuerung, Review, Verstetigung **Zeitraum:** Woche 12 und 13, danach laufende Betreuung im Quartalsrhythmus. **Verantwortlich:** Strategielead und Agenturinhaber. **Ziel:** Ergebnisse sind gemessen, das Projekt ist abgenommen, die Erkenntnisse fließen ins Setting zurück, und aus dem Zielbild entsteht der Plan für Folgejobs. **Ablauf** 1. **KPI-Review** (Strategielead und Marketingleitung, 90 Minuten, Ende Woche 12): Die Kennzahlen aus S15 werden gegen das Zielsystem S12 gelesen. Ergebnis ist ein Bericht mit Erkenntnissen und Handlungsempfehlungen. 2. **Strategie-Roadmap fortschreiben** (Strategielead): S14 erhält die Horizonte 0–3, 3–12 und 12+ Monate, die strategischen Optionen S13 werden neu bewertet. 3. **Folgejobs ableiten** (Strategielead mit Agenturinhaber, 2 Stunden): Das Transformationsziel im Marktansprachemodell zeigt, was beim Mandanten noch installiert werden muss. Mögliche Folgejobs sind Messeauftritt-Vorbereitung (Standkonzept), Thought-Leadership-Programm und Kundenbefragung mit NPS-Programm. Der Agenturinhaber formuliert daraus ein Angebot. 4. **Abnahme** (Lenkungskreis, 45 Minuten, Woche 13): Das Übergabe- und Abnahmeprotokoll P19 hält Dateiübergabe, Nutzungsrechte, Zugänge und dokumentierte Prozesse fest, das Freigabeprotokoll P18 schließt das Projekt ab. Agenda C03. 5. **Lessons Learned** (P20): Ein Termin intern in der Agentur (60 Minuten), ein Termin mit dem Mandanten (60 Minuten). Die Ergebnisse gehen in die Setting-Pflege. 6. **Verstetigung** (Projektleitung mit Marketingleitung): Der Redaktionsplan geht in den Regelbetrieb, der Todo Plan P08 wechselt in den Betriebsmodus, die Marketingleitung übernimmt die Pflege der Dokumente. Vereinbart werden eine monatliche Statusrunde (30 Minuten) und ein Quartals-Review mit S15 und S14. 7. **Abschluss:** K19 meldet den Projektabschluss, K20 lädt zum Review ein und dankt allen Beteiligten. **Dokumente:** S14, S15, P13, P14, P18–P20, C17. **Kommunikation:** K19, K20. **Abschluss (Gate 4):** Das Übergabe- und Abnahmeprotokoll ist unterschrieben, die Folgejobs sind im Lenkungskreis vorgestellt, der erste Quartals-Review hat einen Termin. ## Führungsrhythmus Ein fester Takt hält das Projekt bei den Hauptansprechpartnern in der Hand. Rückmeldungen erfolgen innerhalb eines Werktags, Freigaben innerhalb von drei Werktagen, Korrekturrunden sind auf zwei begrenzt. | **Termin** | **Takt** | **Teilnehmer** | **Dauer** | **Dokumente** | | --- | --- | --- | --- | --- | | Team-Meeting Agentur | wöchentlich, Montag | Projektleitung, Strategielead, Content, Design, Digital | 30 Minuten | P08 | | Jour fixe | wöchentlich | Projektleitung, Marketingleitung | 30 Minuten | P12, P14, C07 | | Lenkungskreis | alle 14 Tage und an jedem Gate | Geschäftsführung, Marketingleitung, Agenturinhaber, Projektleitung | 45 Minuten | P15, P18, C03 | | Status-Präsentation | in Woche 4, 8 und 12 | Geschäftsführung | 30 Minuten | P13 | | Wochenreview Agentur | freitags | Projektleitung, Strategielead | 30 Minuten | C16 | | Tägliche Abstimmung | T0 bis T+4 | Projektleitung, Marketingleitung, Digital | 15 Minuten | S15 |   Der Statusreport P12 geht jeden Freitag bis 12 Uhr heraus, begleitet von K10. Er enthält die Ampel für Termine, Inhalte und Budget, das Erledigte, die Aufgaben der nächsten Woche, den Entscheidungsbedarf und die Risiken. Verzögerungen laufen über drei Eskalationsstufen: | **Stufe** | **Auslöser** | **Weg** | **Dokument** | | --- | --- | --- | --- | | 1 | Rückmeldung oder Material liegt zwei Werktage über der Frist | Erinnerung K11 an den Hauptansprechpartner | P15 | | 2 | Fünf Werktage über der Frist oder Entscheidungsstau | Eskalation K13 an die Geschäftsführung über den Lenkungskreis | P14, P15 | | 3 | Termin oder Budget sind gefährdet | Change Request mit neuer Termin- und Budgetbasis, Entscheidung im Lenkungskreis | P16 |   ![Beispiel-Setting groß – Hochformat@2x](https://markenmachen.com/hs-fs/hubfs/Beispiel-Setting%20gro%C3%9F%20%E2%80%93%20Hochformat@2x.png?width=3150&height=7560&name=Beispiel-Setting%20gro%C3%9F%20%E2%80%93%20Hochformat@2x.png) *Der Beispielfall ist nachempfunden. Die Dokument-IDs entsprechen dem Katalog der Strategie- und Prozessdokumente.* [Skip to main content](https://markenmachen.com/prozess-know-how#main-content) ![Logo black@2x](https://markenmachen.com/hs-fs/hubfs/Logo%20black@2x.png?width=100&height=61&name=Logo%20black@2x.png) - Produkte - [Positionierungs-Modelle](https://markenmachen.com/positionierungs-modelle) - [KI-Projekt-Portal](https://markenmachen.com/projekt-portal) - [Prozess-Know-how](https://markenmachen.com/prozess-know-how) - Lösungen - [Nach Agenturtyp](https://markenmachen.com/nach-agenturtyp) - Nach Rolle - Beispielakte - [Prozess](https://markenmachen.com/prozess) - [Partnerschaft](https://markenmachen.com/partnerschaft) **[Date](https://markenmachen.com/datenschutz?hsLang=de)[nschutz](https://markenmachen.com/datenschutz?hsLang=de)   [Impressum](https://markenmachen.com/impressum?hsLang=de)   [Nutzungsbedingungen](https://markenmachen.com/nutzungsbedingungen?hsLang=de)** 2026 Copyright. Markenmachen.com. 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