Eine Marketing- und Digitalagentur führt für einen Hersteller von Förderanlagen eine einheitliche Marktansprache ein und startet in Woche 10 die Produktlaunch-Kampagne: acht Phasen, vier Gates, 92 Dokumente.

Auftrag und Lösung

Der Mandant erteilt der Agentur einen Auftrag mit einem klaren Ergebnis: Hartmann Fördertechnik tritt in einem neuen Segment (Betreiber mittelgroßer Distributionszentren) mit einer einheitlichen Marktansprache auf, und die Produktlaunch-Kampagne startet in Woche 10. Die Tabelle ordnet jedem Teil des Auftrags die Lösung im Setting zu und nennt das Ergebnis, das der Mandant dafür erhält.

Die Farbe eines Dokuments zeigt die Phase, in der es beginnt: Phase 0 bis 2 Blau, Phase 3 und 4 Grün, Phase 5 und 6 Hellblau, Phase 7 Grau. Weiße Kästen fassen Dokumentgruppen und Agenturjobs zusammen. Jedes Gate (◆) ist eine Freigabe der Geschäftsführung.

Zielwerte des Beispielfalls (S12): Der Neukundenanteil am Umsatz steigt in drei Jahren von 18 auf 30 Prozent. Das Marketing erzeugt 60 qualifizierte Anfragen pro Quartal, die Kampagne 20 Anfragen in den ersten zwölf Wochen nach T0.

Die 92 Dokumente

Diese 92 Dokumente tragen das Projekt von der Strategiefreigabe bis zum Kampagnenstart und zur Abnahme. S steht für Strategiedokument (17), P für Prozessdokument (20), K für Kommunikation (20), B für Stakeholder-Briefing (18), C für Checkliste, Agenda oder Merkliste (17). Die Phase nennt, in welchen Phasen das Dokument zum Einsatz kommt; die Phasen entsprechen dem Dokumentenregister.

Strategiedokumente (S01–S17)

Prozessdokumente (P01–P20)

Kommunikation (K01–K20)

Stakeholder-Briefings (B01–B18)

Checklisten, Agenden und Merklisten (C01–C17)

Beispielfall und Rollen

Der Beispielfall ist nachempfunden. Er bildet ab, was eine Kampagnenagentur mit einem mittelständischen B2B-Mandanten in zwölf Wochen leistet.

Agenturjobs im Projektportal

Im Projektportal sind elf Agenturjobs hinterlegt. Die Bezeichnungen stammen aus dem Anwendungskatalog; die Auswahl gilt für den Beispielfall.

Rollen und Hauptansprechpartner

Alle Fäden laufen zwischen zwei Personen zusammen: der Projektleitung der Agentur (Operator im Projektportal) und der Marketingleitung des Mandanten. Beide benennen eine Vertretung und antworten innerhalb eines Werktags.

Die vollständige Verantwortungsverteilung steht in der Rollenmatrix P09.

Zeitplan

Acht Phasen führen in zwölf Wochen vom vorbereiteten Projekt zur Abnahme. Die Phasen 4 und 5 sowie 6 und 7 überlappen jeweils um eine Woche, damit Arbeit nicht auf Freigaben wartet.

Die Farbe zeigt die Phase: Phase 0 bis 2 Blau, Phase 3 und 4 Grün, Phase 5 und 6 Hellblau, Phase 7 Grau. Phase 5 überlappt Phase 4 in Woche 6, Phase 7 überlappt Phase 6 in Woche 12. Jedes Gate (◆) schließt eine Phase ab; Gate 3 liegt auf dem Freitag vor T0.

Gate 1 fällt auf das Ende der Woche 2, Gate 2 auf das Ende der Woche 6, Gate 3 auf das Ende der Woche 9 und damit auf den Tag vor T0, Gate 4 auf das Ende der Woche 13. An jedem Gate unterschreibt die Geschäftsführung ein Freigabeprotokoll (P18).

Dokumentenregister

Das Register zeigt, welche Dokumente in welcher Phase zum Einsatz kommen. S steht für Strategiedokument, P für Prozessdokument, K für Kommunikation, B für Stakeholder-Briefing, C für Checkliste, Agenda oder Merkliste.

Ein ausgefüllter Kasten zeigt, dass ein Dokument in dieser Phase beginnt; seine Farbe ist die Farbe der Startphase (Phase 0 bis 2 Blau, Phase 3 und 4 Grün, Phase 5 und 6 Hellblau, Phase 7 Grau). Ein weißer Kasten mit farbigem Rand zeigt das laufende Dokument in einer späteren Phase. Aufeinanderfolgende IDs sind zu Bereichen zusammengefasst. Jedes Gate (◆) schließt eine Phase ab.

Laufende Dokumente, die in jeder Phase fortgeschrieben werden: Todo Plan (P08), Project Roadmap (P07), Statusreport (P12), Meeting-Protokoll und Entscheidungslog (P14), Risiko- und Issue-Log (P15) und das Wochenreview (C16).

Die acht Phasen

Phase 0: Vorbereitung in der Agentur

Zeitraum: Woche 0, vor dem Kick-off. Verantwortlich: Projektleitung. Aufwand: rund 11 Stunden plus 45 Minuten Team-Briefing.

Ziel: Das Projekt ist im Projektportal vorkonzipiert, das Team kennt Rollen und Zeitplan, der Mandant hat die Einladung und die Eingangsliste.

Ablauf

1. Positionierungsmodell sichten (Strategielead und Projektleitung, 2 Stunden): Identitätsmodell, Publikumsmodell, Marketing-Ökosystem und Transformationsziel lesen, offene Fragen notieren.
2. Mandantenprojekt im Projektportal vorkonzipieren (Projektleitung, ca. 2 Stunden): Setting laden, die elf Agenturjobs den Phasen zuordnen, die Dokumente anstoßen.
3. Strategiedokumente prüfen (Strategielead, 4 Stunden): S01–S07 und S12–S17 lesen und gegen das Positionierungsmodell abgleichen, Lücken markieren. S08–S11 sichten und für Phase 4 vormerken.
4. Prozessdokumente aufsetzen (Projektleitung, 3 Stunden): P01 Customer Project Briefing, P03 Project Charter, P04 Scope Statement, P06 Kick-off-Präsentation, P07 Project Roadmap, P08 Todo Plan, P09 RACI, P10 Meilenstein- und Freigabeplan und P11 Input-Checkliste Kunde als Entwürfe fertigstellen.
5. Team-Briefing (alle Beteiligten, 45 Minuten): Ziel, Phasen, Rollen, Takt und Kommunikationsregeln durchgehen, Checkliste C01 abhaken.
6. Mandanten einladen (Projektleitung): K01 Bestätigung des Mandatsstarts an Geschäftsführung und Marketingleitung, K02 Einladung zum Kick-off mit P11 im Anhang.
7. Rahmen klären: Raum oder Videokonferenz, Technik, Teilnehmerliste mit dem Hauptansprechpartner.

Dokumente: S01–S07, S12–S17, P01, P03, P04, P06–P11, C01.

Kommunikation: intern das Team-Briefing, extern K01 und K02.

Übergang zu Phase 1: Alle Entwürfe liegen vor, der Kick-off-Termin ist bestätigt, die Teilnehmerliste steht, alle Rollen sind besetzt.

Phase 1: Mandatsstart und Kick-off

Zeitraum: Woche 1. Verantwortlich: Projektleitung, Moderation des Kick-offs durch den Strategielead.

Ziel: Alle Beteiligten kennen Auftrag, Rollen, Zeitplan und Spielregeln. Die Geschäftsführung hat die Project Charter bestätigt, die Input-Lieferung läuft.

Ablauf

1. Briefings vorab (Projektleitung und Agenturinhaber, je 30 Minuten, Tag 1–2): Der Hauptansprechpartner erhält B02, die Geschäftsführung B01. Dabei werden Erwartungen abgeglichen, die Teilnehmerliste geprüft, die Stakeholder-Map S05 durchgesprochen und die Input-Checkliste P11 erklärt. Die Merkliste C08 geht an den Hauptansprechpartner.
2. Customer Project Briefing finalisieren (P01): Auftrag, Ziele, Rahmen und Erwartungen werden vom Hauptansprechpartner gegengelesen.
3. Kick-off durchführen (90 Minuten, Wochenmitte): Teilnehmer sind Geschäftsführung, Marketingleitung, Vertriebsleitung, HR-Leitung, IT sowie Agenturinhaber, Projektleitung und Strategielead. Die Agenda P05 gliedert sich in Begrüßung und Ziel (10 Minuten), Ausgangslage aus S01 (10), Projektauftrag und Scope (20), Phasen und Zeitplan (15), Rollen und RACI (10), Spielregeln und Takt (10), Input-Liste und nächste Schritte (10) sowie Fragen (5). Die Präsentation P06 trägt den Termin.
4. Beschlüsse einholen: Project Charter P03 unterzeichnen, RACI P09 bestätigen, Jour fixe und Lenkungskreis terminieren, Hauptansprechpartner und Vertretungen benennen.
5. Nachbereitung innerhalb von 24 Stunden: K03 Protokollmail mit dem Protokoll aus P05, Entscheidungslog und Risiko-Log (P14, P15) beginnen, Todo Plan P08 fortschreiben, Checkliste C02 abschließen.
6. Eingangsmaterial anfordern: Zugänge zu Website, Analytics und Social-Media-Konten über die IT, Logos und Bildmaterial über die Marketingleitung. Nach drei Werktagen geht K11 als Erinnerung heraus.
7. Wochenreview intern (30 Minuten, Freitag): Checkliste C16, Abgleich Todo Plan. Ab Woche 2 geht jede Woche ein Statusreport an den Hauptansprechpartner.

Dokumente: S05, P01–P06, P09–P11, P14, P15, C02, C07, C08, C16.

Kommunikation: K02, K03, K11, K19, B01, B02.

Übergang zu Phase 2: Die Charter ist unterzeichnet, die Rollenmatrix bestätigt, die Termine für Jour fixe und Lenkungskreis stehen, die Input-Lieferung ist in Arbeit. Die Projektleitung sendet K19 als Meldung „Phase 1 abgeschlossen“.

Phase 2: Strategiepräsentation und Freigabe

Zeitraum: Woche 2. Verantwortlich: Strategielead, Agenturinhaber für das Gespräch mit der Geschäftsführung.

Ziel: Die Geschäftsführung gibt Zielbild, gewählte strategische Option, Roadmap und Kennzahlen frei. Damit steht die Richtung für alle folgenden Phasen.

Ablauf

1. Vorgespräch mit der Geschäftsführung (Agenturinhaber und Strategielead, 45 Minuten, Wochenbeginn): Die Management-Präsentation S17 zeigt Ausgangslage und Entscheidungsbedarf auf zehn Seiten. Offene Fragen werden geklärt, B01 wird aktualisiert.
2. Vorab-Lektüre versenden (Projektleitung, Montag): K04 lädt zur Strategiepräsentation ein, im Anhang S01 Management Summary und S02 Business Context Scenario.
3. Strategiepräsentation (S16, 120 Minuten, Donnerstag): Teilnehmer sind Geschäftsführung, Marketingleitung, Vertriebsleitung und HR-Leitung. Die Agenda C04 gliedert sich in Ziel der Sitzung (10 Minuten), Ausgangslage mit S02, S03 und S04 (25), Zielgruppen aus S06 (15), Zielbild und Zielsystem S12 (20), strategische Optionen S13 mit Diskussion (25), Roadmap S14 und KPI-Framework S15 (15) sowie Entscheidungen und nächste Schritte (10).
4. Entscheidungen festhalten: Jede Entscheidung wandert in den Entscheidungslog P14. Das Freigabeprotokoll P18 hält Zielbild, gewählte Option und Kennzahlen fest und geht zur Unterschrift an die Geschäftsführung. Der Meilenstein- und Freigabeplan P10 wird fortgeschrieben.
5. Erster Lenkungskreis (45 Minuten, Freitag): Geschäftsführung, Marketingleitung, Agenturinhaber und Projektleitung folgen der Agenda C03: Entscheidungen bestätigen, Risiken aus P15 durchgehen, Phase 3 freigeben.
6. Nachfassen: Liegt das unterschriebene Freigabeprotokoll nach zwei Werktagen nicht vor, geht K05 an den Hauptansprechpartner.
7. Korrekturrunde: Änderungswünsche zu den Strategiedokumenten werden gebündelt und innerhalb von drei Werktagen eingearbeitet. Danach wird Version 1.0 der Strategiedokumente eingefroren.
8. Statusreport: Der erste wöchentliche Statusreport P12 erscheint am Freitag mit der Begleitmail K10.

Dokumente: S01–S04, S06, S12–S17, P10, P12, P14, P18, C03, C04, C07.

Kommunikation: K04, K05, K10, K19, B01.

Übergang zu Phase 3 (Gate 1): Das Freigabeprotokoll Strategie ist unterschrieben, die Strategiedokumente liegen in Version 1.0 vor, der Lenkungskreis hat Phase 3 freigegeben.

Phase 3: Mitnahme der Organisation

Zeitraum: Woche 3 und 4. Verantwortlich: Projektleitung, inhaltlich der Strategielead, Absender der Ankündigung ist die Geschäftsführung.

Ziel: Alle Geschäftsbereiche kennen das Zielbild und ihre Rolle im Projekt. Rückmeldungen, Bedenken und Hebel sind aufgenommen, die externen Dienstleister sind eingebunden.

Ablauf

1. Mitarbeitervertretung informieren (Geschäftsführung mit Projektleitung, 30 Minuten, spätestens einen Tag vor der Ankündigung): K08 und B14 liefern Anlass, Inhalt und Zeitplan der Maßnahmen.
2. Ankündigung an alle Mitarbeitenden (Geschäftsführung, Montag Woche 3): K06 geht per E-Mail heraus, dazu eine 20-minütige Mitarbeiterversammlung. Die Agentur liefert den Textentwurf und drei Folien aus S17.
3. Stakeholder-Briefings versenden (Projektleitung, Dienstag Woche 3): Das Customer Stakeholder Briefing P02 beschreibt Rolle, Aufgaben und Erwartungen der einbezogenen Mitarbeitenden. Dazu erhält jeder Bereich sein Briefing aus B03–B13. K07 lädt zu den Abteilungsworkshops ein.
4. Abteilungsworkshops (Strategielead und Projektleitung, acht Termine in Woche 3 und 4): Marketing und PR, Vertriebsinnendienst, Außendienst, Kundenservice, HR, IT, Produktion mit Montage und Lager (je 60 Minuten) sowie Controlling und Einkauf (30 Minuten). Agenda C05, Moderationshilfe C09. Ergebnisse sind Fragen, Bedenken und Hebel je Bereich.
5. Ergebnisse sichern: Protokolle in P14, gebündelte Rückmeldungen in P17, Bedenken als Einträge im Risiko-Log P15.
6. Externe Dienstleister einbinden (Projektleitung, Woche 4): K09 und die Briefings B15–B18 gehen an Webentwicklung, Druckerei, Foto und Video sowie Texter und Übersetzer. Je Dienstleister folgt ein Gespräch von 30 Minuten nach Checkliste C12.
7. Rückmeldungen auswerten (Strategielead, 2 Stunden, Ende Woche 4): Themen clustern, FAQ für Mitarbeitende zusammenstellen, Anpassungen für den Plan vorschlagen.
8. Agenturjob Newsletter-Strategie (Content, Woche 4): Das Konzept für den Newsletter an Mitarbeitende und Stakeholder entsteht, die erste Ausgabe erscheint zum Kampagnenstart.
9. Status-Präsentation (P13, 30 Minuten, Ende Woche 4): Die Projektleitung berichtet der Geschäftsführung über Stand, Stimmung und Risiken. Der Lenkungskreis entscheidet über die Freigabe von Phase 4.

Dokumente: S05, S17, P02, P12–P15, P17, C05, C09, C12 sowie die Briefings B03–B18.

Kommunikation: K06–K11, K19.

Übergang zu Phase 4: Alle Fachbereiche sind gebrieft, die Mitarbeitervertretung ist informiert, die Dienstleister sind eingebunden, die Auswertung der Rückmeldungen liegt vor, der Lenkungskreis hat Phase 4 freigegeben.

Phase 4: Fundament: Identität, Sprache, Auftritt

Zeitraum: Woche 5 und 6. Verantwortlich: Strategielead, Design für die Guideline.

Ziel: Identität, Sprache und Auftritt des Mandanten stehen aus dem Positionierungsmodell fest, sind freigegeben und im Unternehmen bekannt.

Ablauf

1. Workshop Brand Platform und Positionierungs-Statement (Strategielead, 90 Minuten, Woche 5): Geschäftsführung, Marketingleitung, Vertriebsleitung und HR-Leitung sichten S08 und S09 Wort für Wort. Agenda C06.
2. Value Proposition Canvas (Strategielead mit Vertriebsleitung, 60 Minuten): S10 gleicht Kundenprobleme und Nutzenversprechen ab.
3. Messaging-Matrix (Strategielead und Content mit Marketing und Vertrieb, 60 Minuten): S11 legt Kernbotschaften je Zielgruppe und Kanal fest.
4. Agenturjob Brand-Guideline-Rollout und Markenschulung (Design, Woche 5 und 6): Die Guideline wird in Sprache, Tonalität, Bildwelt und Logoanwendung angepasst. Checkliste C13 führt durch den Rollout.
5. Agenturjob Marketing-Prozess und Workflow-Design (Projektleitung, Woche 5): Der Redaktions- und Freigabeprozess erhält Fristen und Verantwortliche. Die Frist für Freigaben beträgt drei Werktage; Checkliste C11 gilt ab hier für alle Texte und Werbemittel.
6. Sprachregelung für Mitarbeitende (Content mit HR, Woche 6): Die Merkliste C10 hält für Empfang, Kundenservice und Vertrieb fest, wie sich das Unternehmen in einem Satz beschreibt und welche Kernaussagen gelten.
7. Markenschulung (Strategielead und Marketingleitung, zwei Termine à 60 Minuten, Woche 6): Alle Mitarbeitenden mit Kundenkontakt erhalten Aussagen, Sprache und Auftritt.
8. Freigaberunde: Rückmeldungen werden gebündelt (P17), es gibt höchstens zwei Korrekturrunden. Zusatzwünsche mit Wirkung auf Zeit oder Budget laufen über einen Change Request (P16). Die Freigabe wird im Freigabeprotokoll P18 festgehalten.

Dokumente: S08–S11, P12, P14, P16–P18, C06, C10, C11, C13.

Kommunikation: K10, K12, K19.

Übergang zu Phase 5 (Gate 2): Das Freigabeprotokoll Fundament ist unterschrieben und umfasst Brand Platform, Positionierungs-Statement, Messaging-Matrix und Guideline. Mindestens 90 Prozent der Mitarbeitenden mit Kundenkontakt haben an der Markenschulung teilgenommen.

Phase 5: Kanäle und Content aufbauen

Zeitraum: Woche 6 bis 9. Verantwortlich: Projektleitung, inhaltlich Content und Digital.

Ziel: Kampagnenmaterial, Website, Vertriebsunterlagen und Kanäle sind fertig und freigegeben. Der Kampagnenstart (T0) liegt auf Montag der Woche 10.

Ablauf

1. Agenturjob Content-Audit und Redaktionsplan (Content, Woche 6): Texte, Website-Seiten, Broschüren und Social-Media-Beiträge werden gesichtet. Der Auditbericht und das Gerüst des Redaktionsplans stützen sich auf die Messaging-Matrix S11.
2. Agenturjob Customer Journey und Touchpoint-Mapping (Strategielead mit Vertrieb und Kundenservice, 90 Minuten, Woche 6): S07 erhält die realen Kontaktpunkte, S06 wird geschärft.
3. Kampagnenkonzept (Strategielead und Content, Woche 7): Produktlaunch-Kampagne und LinkedIn-Ads-Kampagne entstehen als Konzept mit Flugplan. Die Marketingleitung gibt das Konzept in einem Termin von 45 Minuten frei.
4. Agenturjob Website-Relaunch (Digital und Content, Woche 7 bis 9): Seitenstruktur und Textbriefing gehen an die Webentwicklung (B15), die Staging-Version steht in Woche 8, die Abnahme erfolgt in Woche 9.
5. Vertriebsunterlagen (Content mit Vertriebsleitung, Woche 7 und 8): Verkaufsargumentation, Einwandbehandlung mit Gesprächsleitfäden und Pitch-Deck werden in zwei Terminen à 60 Minuten abgestimmt.
6. Produktion (Projektleitung, Woche 7 bis 9): Aufträge an Texter und Übersetzer, Foto und Video sowie Druckerei laufen über die Briefings B15–B18. Jedes Werbemittel geht mit K12 in die Freigabe.
7. Steuerung: Statusreport und Jour fixe laufen wöchentlich. Fehlendes Eingangsmaterial wird über K11 angemahnt, bei Verzug über K13. Zusatzwünsche laufen über Change Requests (P16). Die Status-Präsentation P13 erscheint in Woche 8.
8. Kampagnenstart vorbereiten (Projektleitung, ab Woche 8): Die Checkliste C15 beginnt bei T–14, also am Montag der Woche 8. In Woche 9 prüft die Checkliste C14 Website und Kanäle für den Go-live.
9. Go-live-Freigabe (Lenkungskreis, Ende Woche 9): Das Freigabeprotokoll P18 bestätigt Kampagnenmaterial, Technik und Starttermin.

Dokumente: S06, S07, S11, P12–P18, C11, C14, C15.

Kommunikation: K10–K13, K19, B15–B18.

Übergang zu Phase 6 (Gate 3): Das Go-live-Protokoll ist unterschrieben, alle Werbemittel sind nach C11 freigegeben, die technischen Prüfungen aus C14 sind bestanden.

Phase 6: Kampagnenstart und Rollout

Zeitraum: Woche 10 bis 12, T0 ist der Montag der Woche 10. Verantwortlich: Projektleitung, mit Digital und Content im Tagesgeschäft.

Ziel: Die Kampagne startet fehlerfrei, alle Bereiche sprechen mit derselben Aussage, erste Kennzahlen liegen vor und fließen in die Optimierung.

Ablauf

1. Vorab-Information intern (Freitag Woche 9, T–1): K14 informiert die Mitarbeitenden im Intranet vor der Öffentlichkeit. Der Außendienst erhält K18 und einen Termin von 45 Minuten zu Verkaufsargumentation, Einwänden und Pitch-Deck.
2. Startmorgen (Montag Woche 10, T0): Die Website geht live (Webentwicklung und IT), die LinkedIn-Ads laufen an (Digital), die erste Ausgabe des Newsletters erscheint, K16 geht als Pressemitteilung an die Fachpresse, die Geschäftsführung veröffentlicht K17.
3. Tägliche Abstimmung (Projektleitung, Marketingleitung und Digital, 15 Minuten, T0 bis T+4): Kennzahlen, Fehlermeldungen, Anfragen. Der Kundenservice nutzt die Sprachregelung C10.
4. Mitteilung an Bestandskunden (Vertrieb mit Marketing, T+2): K15 wird je Kundensegment personalisiert versendet.
5. Zwischenbericht (T+7): Die Kennzahlen aus dem KPI-Framework S15 gehen als Statusreport P12 an den Hauptansprechpartner. Im Jour fixe fallen die Optimierungsentscheidungen für Anzeigen und Texte.
6. Optimierung (Woche 11): Anzeigen und Texte werden angepasst, Rückmeldungen aus Vertriebsgesprächen fließen in Argumentation und Messaging-Matrix S11.
7. Status-Präsentation (P13, 30 Minuten, Ende Woche 12): Die Projektleitung berichtet der Geschäftsführung über Ergebnisse, Erkenntnisse und nächste Schritte.
8. Steuerung: Zusatzwünsche laufen weiter über P16, Risiken über P15. K19 meldet den Abschluss der Startphase.

Dokumente: S11, S15, P12–P16, P18, C07, C15.

Kommunikation: K10, K14–K19.

Übergang zu Phase 7: Die Kampagne läuft 14 Tage stabil, der Kennzahlenbericht liegt vor, die Optimierungen sind umgesetzt.

Phase 7: Steuerung, Review, Verstetigung

Zeitraum: Woche 12 und 13, danach laufende Betreuung im Quartalsrhythmus. Verantwortlich: Strategielead und Agenturinhaber.

Ziel: Ergebnisse sind gemessen, das Projekt ist abgenommen, die Erkenntnisse fließen ins Setting zurück, und aus dem Zielbild entsteht der Plan für Folgejobs.

Ablauf

1. KPI-Review (Strategielead und Marketingleitung, 90 Minuten, Ende Woche 12): Die Kennzahlen aus S15 werden gegen das Zielsystem S12 gelesen. Ergebnis ist ein Bericht mit Erkenntnissen und Handlungsempfehlungen.
2. Strategie-Roadmap fortschreiben (Strategielead): S14 erhält die Horizonte 0–3, 3–12 und 12+ Monate, die strategischen Optionen S13 werden neu bewertet.
3. Folgejobs ableiten (Strategielead mit Agenturinhaber, 2 Stunden): Das Transformationsziel im Marktansprachemodell zeigt, was beim Mandanten noch installiert werden muss. Mögliche Folgejobs sind Messeauftritt-Vorbereitung (Standkonzept), Thought-Leadership-Programm und Kundenbefragung mit NPS-Programm. Der Agenturinhaber formuliert daraus ein Angebot.
4. Abnahme (Lenkungskreis, 45 Minuten, Woche 13): Das Übergabe- und Abnahmeprotokoll P19 hält Dateiübergabe, Nutzungsrechte, Zugänge und dokumentierte Prozesse fest, das Freigabeprotokoll P18 schließt das Projekt ab. Agenda C03.
5. Lessons Learned (P20): Ein Termin intern in der Agentur (60 Minuten), ein Termin mit dem Mandanten (60 Minuten). Die Ergebnisse gehen in die Setting-Pflege.
6. Verstetigung (Projektleitung mit Marketingleitung): Der Redaktionsplan geht in den Regelbetrieb, der Todo Plan P08 wechselt in den Betriebsmodus, die Marketingleitung übernimmt die Pflege der Dokumente. Vereinbart werden eine monatliche Statusrunde (30 Minuten) und ein Quartals-Review mit S15 und S14.
7. Abschluss: K19 meldet den Projektabschluss, K20 lädt zum Review ein und dankt allen Beteiligten.

Dokumente: S14, S15, P13, P14, P18–P20, C17.

Kommunikation: K19, K20.

Abschluss (Gate 4): Das Übergabe- und Abnahmeprotokoll ist unterschrieben, die Folgejobs sind im Lenkungskreis vorgestellt, der erste Quartals-Review hat einen Termin.

Führungsrhythmus

Ein fester Takt hält das Projekt bei den Hauptansprechpartnern in der Hand. Rückmeldungen erfolgen innerhalb eines Werktags, Freigaben innerhalb von drei Werktagen, Korrekturrunden sind auf zwei begrenzt.

Der Statusreport P12 geht jeden Freitag bis 12 Uhr heraus, begleitet von K10. Er enthält die Ampel für Termine, Inhalte und Budget, das Erledigte, die Aufgaben der nächsten Woche, den Entscheidungsbedarf und die Risiken.

Verzögerungen laufen über drei Eskalationsstufen:

Der Beispielfall ist nachempfunden. Die Dokument-IDs entsprechen dem Katalog der Strategie- und Prozessdokumente.